▸ Sprawdź, czym jest: Zintegrowany system zarządzania - co to znaczy i jaki jest jego zakres?

Skuteczne zarządzanie organizacją jest jednym z najważniejszych czynników sukcesu rynkowego. I jednym z najtrudniejszych, zwłaszcza że dziś przedmioty zarządzania mnożą się proporcjonalnie do oczekiwań konsumentów i partnerów biznesowych. Poza tym organizacja musi jeszcze działać w ramach prawa i przynosić zyski. Jak to wszystko pogodzić? Pomagają w tym normy ISO i zintegrowany system zarządzania.

Zintegrowany system zarządzania - jaka jest historia tej koncepcji?

Sukces rynkowy organizacji zależy od tego, w jakim stopniu zaspokaja ona potrzeby i spełnia oczekiwania – swoje i otoczenia, czyli klientów, pracowników i właścicieli, partnerów biznesowych oraz społeczeństwa i środowiska, w którym działa. Organizacja powinna z jednej strony zapewnić stosowną jakość produktów/usług, a z drugiej odpowiednie warunki pracy, bezpieczeństwo przetwarzanych informacji czy ograniczenie negatywnego wpływu na środowisko. Jednocześnie musi przynosić zyski, czyli optymalizować koszty stałe i wydajność pracy.

Każdym z powyższych aspektów trzeba więc zarządzać, a w tym pomagają wdrożone systemy zarządzania. Ustanawiając je, organizacja może polegać na wiedzy i doświadczeniu specjalistów – kierować się normami ISO, opracowanymi odrębnie dla każdego systemu zarządzania w organizacji. Z drugiej jednak strony wiele z tych wymagań organizacja musi spełnić podczas jednego procesu. Weźmy na przykład sam proces wytwórczy – trzeba uzyskać pożądaną jakość wyrobu, ale też wydajność i opłacalność działań, a przy tym zapewnić bezpieczeństwo pracy i nie zaszkodzić środowisku. Logicznym, celowym i zasadnym jest więc połączenie wszystkich aspektów zarządzania ważnych dla organizacji w jednym zintegrowanym systemie zarządzania.

Czym są zintegrowane systemy zarządzania?

Zintegrowany system zarządzania to system, który łączy wymagania kilku norm ISO dotyczących zarządzania w jeden spójny model działania. Poprzez ZSZ organizacja ujednolica swoje polityki, procedury, procesy i zasoby, aby wyeliminować powielanie działań i skuteczniej osiągać cele w różnych obszarach.

Obecnie wszystkie normy ISO z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem mają już podobną strukturę i obejmują te same podstawowe założenia. I choć różnią się przedmiotem i treścią (zapisy są zwykle sprecyzowane i dopasowane do specyfiki branży w załącznikach), to łatwo jest je wprowadzić jednocześnie i ograniczyć tym samym powielanie procedur czy dokumentów.

ISO ujednoliciła struktury i wymagania norm poszczególnych systemów zarządzania – zastosowała koncepcję struktury nadrzędnej (High Level Structure, HLS), dzięki której organizacje mogą dziś sprawnie wdrażać zintegrowane systemy zarządzania (ZSZ).

Wspólna struktura norm składa się z 10 rozdziałów obejmujących m.in.: kontekst organizacji, przywództwo, planowanie, działania operacyjne, ocenę wyników i doskonalenie. Dzięki HLS wszystkie normy mają więc:

• spójną terminologię i definicje,
• tożsame wymagania zarządcze (cele, ryzyka, audyty, przeglądy),
• wspólne podejście do zarządzania ryzykiem,
• jednakowe wymagania w wielu obszarach, np. samodoskonalenia.

To wszystko znacznie ułatwia budowę i wdrożenie systemu oraz zarządzanie nim na co dzień. Zamiast powielać te same działania w kilku systemach, wystarczy wykonać je raz. Pozwala to na lepszą koordynację działań i bardziej efektywne wykorzystanie zasobów organizacji bez konieczności tworzenia oddzielnych struktur odpowiedzialnych za każdy z systemów osobno.

Podstawą ZSZ jest z reguły system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001, a razem z nim wdraża się najczęściej:

• system zarządzania środowiskowego zgodny z normą ISO 14001,
• system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy zgodny z ISO 45001,
• system zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodny z normą ISO/IEC 27001,
• system zarządzania ciągłością działania zgodny z normą ISO 22301.

Jak w praktyce wygląda i działa ZSZ?

Zintegrowany system zarządzania organizacja może wdrożyć na różnym poziomie zaawansowania – od częściowego połączenia systemów po pełną integrację.

Na niższym poziomie organizacja posiada oddzielne systemy zarządzania, które są tylko częściowo skoordynowane. Na wyższym wszystkie zintegrowane systemy działają jako jedna spójna struktura – z jednolitymi procesami, dokumentacją i polityką zarządzania.

Dojrzały, w pełni zintegrowany ZSZ charakteryzuje:

• Wspólna dokumentacja

Dokumentacja ZSZ (m.in. procedury, instrukcje robocze, formularze i zapisy) jest uporządkowana w jeden spójny zbiór, który uwzględnia wymagania wszystkich wdrożonych norm (np. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001). Zamiast tworzyć oddzielną dokumentację dla każdej normy, organizacja opracowuje jedną – wspólną. Pozwala to uniknąć chaosu informacyjnego, zmniejszyć nakład pracy i ułatwić dostęp do aktualnych wersji dokumentów.

• Jednolita polityka i cele

Organizacja ustanawia również jedną wspólną politykę zarządzania zintegrowanymi systemami (np. jakością, środowiskiem i BHP), która jasno wyznacza kierunek działania i spójne cele strategiczne dla całej firmy. Wszyscy pracownicy są świadomi tych priorytetów i dążą do ich realizacji. Dzięki temu kierownictwu łatwiej jest mierzyć skuteczność działań i angażować personel w pracę zespołową.

• Zintegrowane procesy

Wszystkie działania są w organizacji logicznie i spójnie uporządkowane oraz zaplanowane, niezależnie od tego, do której normy się odnoszą. Procesy projektuje się tak, aby unikać powielania działań (np. przeprowadzania dwóch osobnych procesów oceny ryzyka – jednego dla BHP, drugiego dla zarządzania środowiskowego). Wszystkie funkcje w organizacji są zharmonizowane, co zwiększa przejrzystość i efektywność pracy, poprawia komunikację między działami i upraszcza zarządzanie.

• Wspólny program audytów wewnętrznych

Również audyty są planowane i przeprowadzane w sposób zintegrowany, czyli obejmują wszystkie obszary systemu zarządzania w ramach jednej struktury audytowej. Zamiast przeprowadzać osobne audyty dla poszczególnych norm, organizacja realizuje je wspólnie, co oszczędza czas i zasoby oraz ułatwia szersze spojrzenie na działanie firmy czy instytucji. Audytorzy analizują aspekty zarówno jakościowe, środowiskowe, BHP, jak i inne – w ramach jednego procesu audytowego.

• Zintegrowane przeglądy zarządzania

Podobnie jak audyty, przeglądy zarządzania także obejmują całość działalności organizacji, uwzględniając wszystkie wdrożone normy i aspekty operacyjne. Zamiast odbywać oddzielne spotkania w sprawie różnych systemów, kierownictwo kompleksowo ocenia wyniki, ryzyka, cele i strategie doskonalenia. To nie tylko – ponownie – oszczędza czas i zasoby, lecz także ułatwia strategiczne podejmowanie decyzji na podstawie pełnego obrazu funkcjonowania organizacji.

• Wspólny system doskonalenia

Wszystkie działania związane z poprawą funkcjonowania organizacji (np. analiza niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze, analiza ryzyk i szans, inicjatywy usprawniające) są prowadzone w ramach jednego spójnego systemu. Pozwala to lepiej zarządzać wiedzą, usuwać przyczyny problemów i konsekwentnie wprowadzać ulepszenia w całej organizacji – nie tylko w wybranych działach czy obszarach.

• Silne zaangażowanie kierownictwa

Kadra zarządzająca nie skupia się wyłącznie na jednym aspekcie działalności (np. tylko na jakości lub tylko na BHP), ale bierze odpowiedzialność za cały zintegrowany system. Kierownictwo aktywnie uczestniczy w jego planowaniu, wdrażaniu, monitorowaniu i doskonaleniu. Jego zaangażowanie jest kluczowe dla skuteczności ZSZ, wpływa na kulturę organizacyjną, motywację pracowników i osiąganie długoterminowych celów.

Certyfikacja zintegrowanego systemu zarządzania

Zamiast certyfikować oddzielnie poszczególne systemy zarządzania, organizacja może certyfikować zintegrowany system zarządzania. W takim przypadku jednostka certyfikująca przeprowadza zintegrowany audyt, co ogranicza koszty i zasoby przeznaczane na przygotowania, realizację procesu oraz korygowanie stwierdzonych niezgodności. Zespół audytujący musi mieć kompetencje w obszarze wszystkich norm zastosowanych przez organizację i rozumieć sposób funkcjonowania zintegrowanego systemu. 

Przebieg audytu zintegrowanego zależy od stopnia integracji systemu – oceniane są m.in. wspólna dokumentacja, polityka, cele, procesy, przeglądy zarządzania i działania doskonalące. Im wyższy poziom integracji, tym większy potencjał do optymalizacji czasu audytu.

Certyfikację warto powierzyć jednostce posiadającej akredytację PCA, takiej jak nasze Polskie Centrum Badań i Certyfikacji (PCBC). Dodatkową korzyścią certyfikacji w PCBC jest uzyskanie prestiżowego, rozpoznawalnego na całym świecie certyfikatu IQNET (międzynarodowej sieci jednostek certyfikujących), do której należymy jako jedyna jednostka w Polsce.

Jakie korzyści daje wprowadzenie i certyfikacja zintegrowanego systemu zarządzania?

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania zamiast wielu odrębnych systemów zarządzania pozwala:

• ułatwić zarządzanie organizacją – wyeliminować niezgodności, jednoznacznie określić odpowiedzialności;
• zwiększyć efektywność i rentowność organizacji;
• rozszerzyć działalność, np. o współpracę z dużymi organizacjami bądź jednostkami administracji publicznej – certyfikowane systemy zarządzania są często warunkiem udziału w przetargach;
• zaoszczędzić zasoby, czas i wysiłek poświęcone na wielokrotne opracowywanie i oddzielne wdrażanie elementów wspólnych dla wszystkich ustanawianych systemów;
• łatwiej osiągnąć akceptację pracowników, którzy szybciej poznają nowe zasady i wymagania;
• uprościć dokumentację, a więc uczynić ją przydatniejszą w zarządzaniu organizacją;
• ułatwić spełnienie wymogów prawnych i szybkie dostosowywanie uregulowań wewnętrznych do zmian w systemie prawnym;
• skrócić czas audytowania i certyfikacji, ułatwić jednostce nadzór nad systemem – zoptymalizować koszty związane z ustanowieniem i utrzymywaniem systemu;
• zyskać silny argument marketingowy i przewagę rynkową – wzmocnić wizerunek organizacji w oczach klientów, kontrahentów, społeczeństwa i państwa.

O zintegrowanym systemie zarządzania powinna pomyśleć każda organizacja, która planuje wdrożenie kilku systemów zarządzania według norm ISO. Jest to korzystne rozwiązanie dla wszystkich firm i instytucji, również nowo powstałych i małych.