Wdrożenie normy ISO - samodzielne czy z doradcą?

Wdrożenie normy ISO w strukturze firmy stanowi istotny postęp w doskonaleniu procesów operacyjnych i podnoszeniu jakości zarządzania. Na wstępnym etapie zgłębiania tematu i planowania strategii, przedsiębiorstwa stają przed dylematem, jak osiągnąć zgodność z wymaganiami normy.

Istnieją dwie główne ścieżki do wyboru: 

• Samodzielne wdrożenie normy ISO.
• Korzystanie z usług zewnętrznego doradcy (konsultanta).

Każde z tych rozwiązań posiada swoje specyficzne korzyści i ograniczenia, które powinny być starannie przemyślane i dostosowane do unikalnych warunków i potrzeb organizacji.

Samodzielne wdrożenie normy ISO

Plusy:

• Kontrola nad procesem: Samodzielne wdrożenie pozwala na dokładne dostosowanie procesu do unikalnych potrzeb firmy. Decydenci mają pełną swobodę w kształtowaniu harmonogramu wdrożenia.
• Oszczędność kosztów: To podejście ogranicza lub eliminuje konieczność ponoszenia opłat za usługi zewnętrzne co może być istotne dla firm z ograniczonym budżetem.

Minusy:

• Wymagana wiedza i umiejętności: Samodzielne wdrożenie wymaga dogłębnej znajomości normy ISO, a także umiejętności zarządzania projektem. Brak odpowiednich kompetencji może prowadzić do nieefektywności i błędów.
• Ryzyko błędów: Błędy w implementacji mogą nie tylko opóźnić proces, ale również spowodować, że firma nie przejdzie audytu certyfikującego.

Wskazówki Certiget. wobec samodzielnego wdrożenia normy ISO:

1. Zdobywanie wiedzy: Kluczową rolę odgrywa zdobywanie wiedzy. Uczestnictwo w specjalistycznych szkoleniach jest niezbędne, aby zrozumieć wymogi normy ISO i nauczyć się, jak je prawidłowo wdrażać.
2. Wybór instytucji szkoleniowych: Należy wybierać renomowane instytucje oferujące szkolenia związane z ISO. Szkolenia prowadzone przez jednostki certyfikujące często zapewniają najbardziej aktualną i praktyczną wiedzę. Pamiętaj, że jednostki certyfikujące nie świadczą usług doradczych. 
3. Audyt luk (audyt wstępny): Jeśli ostatecznie decydujesz się na certyfikację wdrożonego systemu zarządzania, rozważ wykupienie u jednostki certyfikującej dodatkowej usługi, jaką jest audyt luk (audyt wstępny). Audyt wstępny dostarczy Ci informacji o poziomie gotowości na certyfikację. Będzie on również pomocny dla firm, które nie planują poddania systemu certyfikacji. Dzięki audytowi luk otrzymają one informacje o mocnych i słabych stronach systemu, co umożliwi późniejsze jego doskonalenie. 

Wdrożenie normy ISO z doradcą

Plusy:

• Ekspertyza i doświadczenie: Profesjonalni doradcy wniosą doświadczenie i specjalistyczną wiedzę, które są kluczowe dla skutecznego wdrożenia. Ich ekspertyza może pomóc w uniknięciu typowych pułapek i błędów.
• Efektywność czasowa: Z wykorzystaniem zewnętrznych doradców, proces wdrożenia może zostać znacząco przyspieszony, co jest korzystne w szybko zmieniających się warunkach rynkowych.

Minusy:

• Koszty: Zatrudnienie zewnętrznych doradców wiąże się z dodatkowymi wydatkami, które mogą być znaczące dla niektórych organizacji.
• Mniejsza kontrola nad procesem: Współpraca z zewnętrznymi ekspertami może ograniczać swobodę działania w zakresie zarządzania procesem wdrożenia.

Wskazówki Certiget. dla wdrożenia normy ISO z doradcą:

1. Dobór doradcy znającego branżę: Wybierz doradcę, który doskonale zna specyfikę Twojej branży. Znajomość branżowych szczegółów i wyzwań pomoże w bardziej precyzyjnym dostosowaniu systemu ISO do potrzeb firmy.
2. Poznanie doradcy przed współpracą: Spotkanie i rozmowa z potencjalnym doradcą przed rozpoczęciem współpracy są kluczowe. Pozwoli to ocenić, czy jesteście w stanie skutecznie komunikować się i współpracować.
3. Rozumienie i współpraca: Dobry doradca powinien nie tylko posiadać fachową wiedzę, ale także umiejętności interpersonalne. Wzajemne rozumienie i efektywna komunikacja są fundamentem udanej współpracy i pomyślnego wdrożenia systemu zarządzania.

Przykład procedury wdrożenia normy ISO w system zarządzania

1. Audyt luk: Jest to kluczowy etap, podczas którego dokonuje się oceny istniejących procesów i identyfikuje obszary wymagające poprawy. Audyt luk pozwala zrozumieć luki między obecnym stanem a wymaganiami normy ISO.
2. Szkolenia: Edukacja pracowników jest niezbędna do zapewnienia, że wszyscy rozumieją nowe wymagania i procesy. Szkolenia powinny być dostosowane do różnych poziomów organizacji, od kierownictwa po pracowników operacyjnych.
3. Opracowanie dokumentacji: Stworzenie lub modyfikacja dokumentacji jest krytycznym elementem, który wymaga precyzji i uwzględnienia specyfiki organizacji. Dokumentacja powinna być jasna, zrozumiała i łatwo dostępna dla wszystkich pracowników.
4. Wdrożenie i szkolenie pracowników: Implementacja nowych procedur musi iść w parze ze stałym szkoleniem i wsparciem pracowników. Jest to proces ciągły, który wymaga regularnego monitorowania i dostosowywania.
5. Audyt wewnętrzny: Ten etap pozwala na ocenę skuteczności wdrożenia i identyfikację obszarów wymagających poprawy przed zewnętrznym audytem certyfikującym.
6. Przegląd zarządzania: Przegląd przez kierownictwo to ważny element, który zapewnia, że wdrożenie jest zgodne z celami strategicznymi firmy.
7. Certyfikacja: Ostatnim krokiem, który jest nieobligatoryjny jest przeprowadzenie zewnętrznego audytu certyfikującego i uzyskanie certyfikatu, co jest potwierdzeniem spełnienia wymagań normy ISO.

Podsumowanie

Wybór między samodzielnym wdrożeniem a skorzystaniem z usług doradcy powinien być podjęty po dokładnej analizie unikalnych potrzeb, zasobów i możliwości firmy. Każde podejście ma swoje zalety i wymaga różnego poziomu zaangażowania i zasobów. Ważne jest, aby podejście do wdrożenia było spójne z ogólną strategią i celami przedsiębiorstwa.

Skontaktuj się ze specjalistą certyfikacyjnym Certiget.

Specjalista  dostarczy cennych wskazówek dotyczących procesu wdrożenia i certyfikacji ISO, ale również pomoże w zrozumieniu specyficznych wymagań i wyzwań, które mogą wystąpić w Twojej branży. 

Współpraca ze specjalistą to nie tylko oszczędność czasu i środków, ale także pewność, że proces wdrożenia i certyfikacji ISO będzie przeprowadzony w sposób profesjonalny.