Zmiana jednostki certyfikującej ISO: perspektywy i wyzwania

W świecie certyfikacji systemów zarządzania wg norm ISO, decyzja o zmianie jednostki certyfikującej może wydawać się krokiem w nieznane. Dla wielu organizacji posiadających już certyfikowany system zarządzania ISO, taka zmiana może budzić obawy. Często dotyczą one jakości obsługi, zmiany audytora, a nawet ryzyko pogorszenia postrzegania firmy. Patrząc z innej perspektywy, zmiana jednostki certyfikującej może przynieść nowe możliwości rozwoju i dojrzałości systemu zarządzania.

Zanim przejdziemy do analizy perspektyw i wyzwań, zastanówmy się, dlaczego w firmach nasuwa się potrzeba zmiany jednostki certyfikującej ISO. 

Oto powody, które uzyskałem podczas przeprowadzonych rozmów z firmami rozważającymi taką zmianę:

1. Cena

Najczęstszym powodem zmiany jest kwestia ceny. Wiele firm szuka lepszych ofert cenowych, zwłaszcza gdy ich obecna jednostka certyfikująca podnosi stawki.

2. Problem z akredytacją

Innym znaczącym czynnikiem jest akredytacja. Organizacje często poszukują nowych jednostek certyfikujących, gdy obecne tracą lub nie mają odpowiednich akredytacji, co jest kluczowe dla utrzymania wiarygodnego certyfikatu ISO.

3. Niejasne lub zmieniające się warunki 

Firmy szukają nowej jednostki certyfikującej, gdy obecna często zmienia warunki współpracy lub gdy te warunki są niejasne i budzą wątpliwości. Przejrzystość i stabilność w umowach są kluczowe dla długoterminowych relacji biznesowych.

4. Rutynowa zmiana

Niektóre firmy regularnie zmieniają dostawców certyfikacji w poszukiwaniu świeżych perspektyw i usług.

5. Dostępność audytora

Dostępność i kompetencje audytorów to kolejny czynnik wpływający na decyzje. Firmy poszukują jednostek certyfikujących oferujących lepszą dostępność i wsparcie audytowe.

6. Problem z obsługą administracyjną

Obsługa klienta i wsparcie administracyjne są także istotne. Niektóre firmy szukają jednostek certyfikujących, które oferują lepsze wsparcie i obsługę.

7. Potrzeba ujednolicenia dostawcy dla wielu oddziałów

W trakcie rozwoju firmy z oddziałami na całym świecie, ważnym czynnikiem staje się ujednolicenie dostawcy certyfikacji ISO. Przejście do jednostki certyfikującej wszystkie oddziały, umożliwia standaryzację procesu i ułatwia zarządzanie, zwiększając efektywność i spójność w skali globalnej.

Zmiana jednostki certyfikującej ISO

Nowe Perspektywy

Świeże spojrzenie na system

Zmiana jednostki certyfikującej to okazja do uzyskania nowych, świeżych perspektyw na swój system zarządzania. To nowe spojrzenie może być kluczowe w dążeniu do ciągłego doskonalenia procesów. 

Komunikacja 

Mimo jednolitych zasad działania jednostki certyfikujące różnią się sposobem zarządzania, obsługą klienta, podnoszeniem umiejętności audytorów lub dostępem do narzędzi, które upraszczają procesy komunikacyjne. 

Benchmarking i innowacje

Okresowa zmiana certyfikatora może również posłużyć jako forma benchmarkingu. Porównując metody pracy różnych jednostek certyfikujących, organizacja może lepiej zrozumieć swoje mocne strony, jak i obszary wymagające rozwoju. Staje się bardziej świadoma w określeniu swoich oczekiwań. Ta wiedza może być katalizatorem innowacji i dalszego rozwoju.

Wyzwania i ryzyka

Utrata spójności

Jednym z ryzyk jest utrata spójności w ocenie systemu. Każda jednostka certyfikująca ma swój sposób i charakter pracy. Zmiana może wiązać się z potrzebą dostosowania się do nowych oczekiwań, co może być czasochłonne i wymagać dodatkowych zasobów. 

Koszty i czas

Jeśli przy wyborze nowej jednostki certyfikującej kierujesz się wyłączenie powodami finansowymi pamiętaj, że zmiana certyfikatora może wiązać się z kosztami, których nie dostrzegamy na pierwszy rzut oka. Ukryte koszty mogą wynikać, np.: z potrzeby adaptacji do nowych procesów przyjętych przez nową jednostkę certyfikującą.

Dlaczego warto?

Rozwój i dojrzałość systemu

Zmiana jednostki certyfikującej może być znakomitą okazją do przeglądu i ulepszenia systemu zarządzania. To wyzwanie, które może przyspieszyć dojrzewanie organizacji, a także poprawić jakość i efektywność procesów wewnętrznych.

Powrót do pierwotnej jednostki

Warto również pamiętać, że zmiana nie musi być decyzją ostateczną. Powrót do pierwotnej jednostki certyfikującej po pewnym czasie, z nowym zestawem doświadczeń i wiedzy może być równie korzystny. Taka decyzja pozwoli na wykorzystanie zdobytej wiedzy w jeszcze lepszym dostosowaniu systemu do wymagań i oczekiwań.

Odkryj nasz Test samooceny potrzeby zmiany jednostki certyfikującej ISO! Został on zaprojektowany, aby w szybki sposób pomóc Ci zrozumieć, czy obecna jednostka certyfikująca w pełni odpowiada Twoim potrzebom.

Podsumowanie

Decyzja o zmianie jednostki certyfikującej ISO powinna być podejmowana w sposób przemyślany. To krok, który wymaga dogłębnej analizy i rozważenia zarówno potencjalnych korzyści, jak i ryzyk. Jednakże, podejmując tę decyzję świadomie i z odpowiednim przygotowaniem, można odkryć nowe możliwości dla swojego systemu zarządzania, co w dłuższej perspektywie może przynieść znaczne korzyści dla organizacji.

Wskazówka Certiget.

Dialog z obecną jednostką certyfikującą.

Zanim podjęte zostaną radykalne kroki, warto rozważyć dialog z obecną jednostką certyfikującą.

W pierwszej kolejności, jeśli kwestie nie dotyczą bezpośrednio zakresu usług, ale skupiają się na aspektach komunikacyjnych czy finansowych, zaleca się zorganizowanie spotkania z przedstawicielem obecnej jednostki certyfikującej. Taka rozmowa może być okazją do wypracowania lepszych rozwiązań, które mogą satysfakcjonować obie strony. Dzięki temu, można uniknąć potencjalnych zakłóceń związanych ze zmianą certyfikatora, jednocześnie poprawiając jakość współpracy.