Jak przygotować się do rozmowy z audytorem jednostki certyfikującej?

Wdrożenie i certyfikowanie systemu zarządzania według norm ISO to istotny element działalności wielu firm. Certyfikaty ISO zwiększają zaufanie klientów, poprawiają wizerunek firmy i otwierają nowe rynki zbytu. W związku z tym w firmie może być wyczuwalna presja, aby uzyskać certyfikat przy pierwszym podejściu. Rozmowa z audytorem, zwłaszcza podczas pierwszego audytu certyfikującego, może wydawać się stresująca. Jednak odpowiednie przygotowanie i zrozumienie, czym jest audyt, znacznie ułatwią ten etap. Poniżej znajdują się wskazówki, jak radzić sobie z różnymi sytuacjami, które mogą wystąpić.

Jak przygotować się do audytu ISO?

Dokumentacja i inne dowody

Audytor ISO będzie potrzebował dostępu do szerokiego zakresu dokumentów oraz innych dowodów potwierdzających zgodność z normami ISO. Upewnij się, że wszystkie niezbędne dokumenty są aktualne, kompletnie i łatwo dostępne. Przykłady wymaganej dokumentacji mogą obejmować procedury, polityki firmy, instrukcje pracy oraz zapisy potwierdzające realizację i skuteczność tych procedur.

Dodatkowo, powinieneś być świadomy kryteriów oceny, zakresu audytu oraz konkretnych stanowisk pracowniczych, z którymi audytor zamierza się spotkać. Postaraj się otrzymać plan audytu najszybciej jak to możliwe. Posiadanie planu audytu z wyprzedzeniem pozwoli Ci na lepsze przygotowanie się, zorganizowanie niezbędnych spotkań oraz ułatwienie dostępu do wymaganej dokumentacji. Dzięki temu zyskasz więcej czasu, co pozwoli Ci na dokładne sprawdzenie wszystkich materiałów i upewnienie się, że spełniają one wymagania normy ISO.

Pamiętaj, że dobrze zorganizowane i przejrzyste dokumenty oraz przygotowanie zespołu do audytu mogą znacząco wpłynąć na pozytywny wynik audytu.

Szkolenie pracowników przed audytem

Przeprowadzenie szkolenia dla pracowników przed audytem jest istotne dla zapewnienia płynnego przebiegu procesu oraz osiągnięcia pozytywnego wyniku. Podczas szkolenia należy omówić, czego pracownicy mogą się spodziewać w trakcie audytu, aby zminimalizować stres i zapewnić efektywną współpracę.

Cel audytu ISO:

• Wyjaśnij znaczenie audytu ISO oraz korzyści wynikające z jego pozytywnego przeprowadzenia (otrzymania certyfikatu ISO), zarówno dla organizacji, jak i dla poszczególnych pracowników.

Zakres audytu:

• Przedstaw zakres audytu, w tym obszary, które będą poddane ocenie.
• Wyjaśnij, które dokumenty i procesy będą sprawdzane oraz jakie stanowiska pracownicze będą zaangażowane.

Role i obowiązki pracowników:

• Upewnij się, że wszyscy pracownicy rozumieją swoje role i obowiązki w kontekście audytu.
• Omów, jak przygotować dokumentację oraz jakie informacje mogą być wymagane przez audytora.

Różnice między audytem wewnętrznym a audytem certyfikującym:

• Wyjaśnij, że audyt wewnętrzny jest prowadzony przez pracowników firmy lub zewnętrznych konsultantów na zlecenie firmy w celu oceny zgodności z normami i poprawy procesów. Jest to proces bardziej edukacyjny i ma na celu identyfikację obszarów do poprawy.
• Audyt certyfikujący jest prowadzony przez niezależną jednostkę certyfikującą w celu formalnego potwierdzenia zgodności z normami ISO i uzyskania certyfikatu.
• Omów różnice w komunikacji:
  • Podczas audytu wewnętrznego pracownicy mogą być bardziej otwarci na dzielenie się problemami i szukaniem rozwiązań, ponieważ celem jest doskonalenie.
  • Podczas audytu certyfikującego komunikacja powinna być bardziej formalna i precyzyjna, ponieważ wyniki tego audytu mogą wpływać na uzyskanie lub utrzymanie certyfikatu.

Komunikacja z audytorem:

• Przeprowadź symulacje rozmów z audytorem, aby pracownicy mogli przećwiczyć odpowiadanie na pytania. 
• Podkreśl znaczenie udzielania jasnych, rzeczowych i zgodnych z prawdą odpowiedzi.
• Zachęcaj do zadawania pytań, jeśli coś jest niejasne, oraz do wykazywania się znajomością procesów i procedur.

Znaczenie współpracy:

• Podkreśl, że audyt jest procesem zespołowym i wymaga zaangażowania wszystkich pracowników.

Szkolenie powinno zakończyć się sesją pytań i odpowiedzi, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości oraz upewnić się, że wszyscy pracownicy czują się przygotowani i pewni swoich zadań. Regularne szkolenia i przypominanie, że system zarządzania firmą jest wdrożony w oparciu o wymagania norm ISO powinny stać się częścią kultury organizacyjnej, co wpłynie na ciągłe doskonalenie procesów i utrzymanie wysokiej jakości pracy.

Przeprowadzanie rozmowy z audytorem ISO

Transparentność i uczciwość w audycie ISO

Audytorzy ISO doceniają transparentność i uczciwość. Jeżeli wystąpiły jakieś problemy, nie próbuj ich ukrywać. Zamiast tego, bądź przygotowany do wyjaśnienia, jakie kroki zostały podjęte w celu ich rozwiązania. Audytorzy są bardziej skłonni do pozytywnej oceny firmy, która otwarcie komunikuje się i wykazuje proaktywne podejście do rozwiązywania problemów.

Argumentowanie swojego punktu widzenia

Podczas audytu mogą pojawić się sytuacje, w których audytor i Ty możecie mieć różne interpretacje procedur wewnętrznych, wymagań normy ISO, a nawet wymagań prawnych.  W takich przypadkach ważne jest, aby spokojnie i rzeczowo argumentować swoje stanowisko. Przygotuj konkretne przykłady i dowody, które potwierdzają Twoje podejście. Pamiętaj, że celem audytu ISO nie jest karanie, ale weryfikacja zgodności z normami.

Odpowiedzi na pytania audytora ISO

Odpowiadając na pytania audytora ISO, staraj się być konkretny i rzeczowy. Unikaj udzielania ogólnikowych odpowiedzi i dostarczaj konkretne dowody, które potwierdzają Twoje słowa. Jeżeli nie jesteś pewien odpowiedzi, nie próbuj zgadywać – lepiej przyznać, że potrzebujesz czasu na zbadanie sprawy i obiecać dostarczenie odpowiedzi później.

Współpraca i otwartość podczas audytu ISO

Audyt ISO to okazja do poprawy procesów w Twojej firmie. Bądź otwarty na sugestie audytora ISO i gotowy do dyskusji na temat potencjalnych usprawnień. Współpracuj aktywnie, okazując chęć do nauki i wprowadzenia ewentualnych zmian.

Możliwe sytuacje podczas audytu ISO

Miłe sytuacje

• Pozytywna ocena zgodności: Audytor pochwala wprowadzone procedury i dokumentację, co potwierdza, że firma spełnia wymagania normy ISO.
• Sugestie usprawnień: Audytor wskazuje obszary, które można jeszcze poprawić, ale w konstruktywny sposób, co pomaga w dalszym doskonaleniu procesów.

Niemiłe sytuacje

• Niezgodności: Audytor identyfikuje niezgodności, które wymagają natychmiastowych działań korygujących lub zagrażają otrzymaniu lub utrzymaniu certyfikatu. Ważne jest, aby zachować spokój i przedyskutować możliwe rozwiązania.
• Różnice interpretacyjne: Mogą wystąpić różnice w interpretacji normy ISO między Tobą a audytorem. W takich przypadkach kluczowe jest argumentowanie swojego punktu widzenia i otwartość na dialog.

Niezgodności, które mogą się pojawić, zazwyczaj wynikają z błędów systemowych, a nie z działań pojedynczych pracowników. Audyt to nie egzamin, ale szansa na doskonalenie procesów. Współpraca z audytorem i otwartość na jego uwagi mogą przynieść cenne wskazówki do dalszego rozwoju i poprawy funkcjonowania firmy.

Rola audytora jednostki certyfikującej

Audytor jednostki certyfikującej pełni rolę niezależnego weryfikatora, którego zadaniem jest ocena zgodności procesów firmy z wymaganiami normy ISO. Audytor nie jest Twoim przeciwnikiem, ale partnerem w procesie doskonalenia systemu zarządzania. Jego celem jest zapewnienie, że firma spełnia wymagania normy oraz wskazanie obszarów do poprawy.

Podsumowanie

Przygotowanie do rozmowy z audytorem jednostki certyfikującej wymaga dokładnego zrozumienia procesu certyfikacji i znajomości procedur obowiązujących w Twoim miejscu pracy. Istotne jest transparentne i uczciwe podejście, umiejętność argumentowania swojego punktu widzenia oraz gotowość do współpracy i otwartość na sugestie. Pamiętaj, że audyt ISO to okazja do poprawy procesów w Twojej firmie, a audytor jest partnerem w tym procesie. Dzięki odpowiedniemu podejściu audyt może stać się cennym narzędziem wspierającym rozwój Twojej firmy.

Skontaktuj się z nami

Jeśli chcesz skutecznie przygotować swój zespół do audytu ISO przeprowadzanego przez jednostkę certyfikującą oraz zapewnić profesjonalne zachowanie podczas audytu, oferujemy autorskie szkolenie, które pomoże w osiągnięciu tego celu. Skorzystaj z naszego szkolenia, aby zwiększyć pewność siebie pracowników, poprawić efektywność procesów oraz zapewnić zgodność z normami ISO. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej i zyskać przewagę w procesie certyfikacji.