Kupujesz audyt certyfikujący system zarządzania, czy certyfikat? Dlaczego warto uważać na „certyfikację na skróty”

Certyfikacja systemów zarządzania wg nom ISO to istotny element budowania wiarygodności i konkurencyjności przedsiębiorstw. Prawidłowo wdrożony system zarządzania jakością (np. ISO 9001), bezpieczeństwa informacji (ISO 27001) czy ochrony środowiska (ISO 14001) przekłada się na sprawniejsze procesy, większe zaufanie klientów i nowe możliwości biznesowe. Jednak w branży certyfikacyjnej pojawiają się oferty „tanich certyfikatów ISO”, które obiecują szybkie i bezproblemowe uzyskanie dokumentu.  

Pytanie brzmi: czy firma kupuje rzeczywisty audyt certyfikujący system zarządzania, czy jedynie „papierowy certyfikat”?

 Warto przyjrzeć się różnicom i zagrożeniom wynikającym z wyboru certyfikacji na skróty.

Czym różni się rzetelna certyfikacja od „papierowego certyfikatu”?

Prawidłowy proces certyfikacji ISO i przygotowania się do niej obejmuje kilka etapów:

• Dostosowanie systemu zarządzania organizacją do wymagań normy ISO, która będzie kryterium audytu certyfikującego.
• Wytworzenie przez system zarządzania dowodów audytowych potwierdzających zgodność systemu zarządzania z wymaganiami normy.
• Audyt certyfikujący przeprowadzony przez niezależnych audytorów jednostki certyfikującej, który potwierdza zgodność i identyfikuje ewentualne niezgodności lub obszary do doskonalenia.
• Wydanie certyfikatu po weryfikacji raportu audytowego i potwierdzeniu zgodności przez jednostkę certyfikującą.
• Utrzymanie zgodności systemu zarządzania z normą oraz poddawanie się kolejnym audytom w celu utrzymania ważności certyfikatu.

W przypadku „papierowego certyfikatu” proces ten często jest skrócony lub wręcz pominięty. Firmy wdrożeniowe i certyfikujące oferujące szybkie i tanie certyfikaty mogą:

• Oferować wdrożenie systemu jedynie na papierze, bez realnego przełożenia na procesy firmy.
• Dobierać jednostki certyfikujące i audytorów o niskiej reputacji, którzy naciągają rzeczywistą sytuację organizacji do wymagań normy. Często działają w kooperacji, co jest nieetyczne i niezgodne z zasadami rzetelnej certyfikacji.
• Nie przeprowadzać audytu lub realizować go wyłącznie na podstawie przesłanych dokumentów, bez rzeczywistej weryfikacji funkcjonowania systemu.
• Skupiać się na prowizorycznych zapisach systemowych, które nie mają związku z realnymi działaniami i problemami organizacji.

Czy brak akredytacji w procesie certyfikacji systemów zarządzania według norm ISO jednoznacznie oznacza nieuczciwe praktyki? Oczywiście, że nie. Po pierwsze, należy pamiętać, że są normy, którym nie są przypisane programy akredytacyjne. Jednak co ważniejsze, nieuczciwe działania zdarzają się również wśród jednostek posiadających akredytację. Takie praktyki podważają zaufanie do całej branży certyfikacyjnej i mogą mieć poważne konsekwencje dla rynku.

Jak rozpoznać nieuczciwego dostawcę certyfikacji systemów zarządzania?

Firmy powinny zwrócić uwagę na kilka istotnych sygnałów ostrzegawczych:

• Obietnice w stylu „proszę się nie martwić, wszystko będzie dobrze” – podejście sprzedażowe nastawione na sprzedaż certyfikatu, a nie na rzeczywisty proces audytu i poprawę organizacji.
• Certyfikacja bez audytu – jeśli dostawca obiecuje certyfikat „od ręki” bez weryfikacji, należy zachować szczególną ostrożność.
• Niejasne warunki współpracy – jeśli firma nie precyzuje, jakie są wymagania certyfikacji i jakie dokumenty należy przedstawić.
• Podejrzanie niska cena – certyfikacja wiąże się z kosztami, a zbyt niska cena może sugerować brak rzeczywistej wartości certyfikatu.
• Nieprawidłowości w akredytowanych jednostkach – jeśli audyt jest powierzchowny, a jednostka „przymyka oko” na niezgodności, opisuje niezgodności w formie obszarów do doskonalenia, może to świadczyć o nierzetelnych praktykach.

Dlaczego warto wybierać sprawdzone i rzetelne jednostki certyfikujące?

Wybór sprawdzonej jednostki zapewnia:

• Wiarygodność certyfikatu uznawanego na rynku krajowym i międzynarodowym.
• Minimalizację ryzyka odrzucenia certyfikatu przez klientów, partnerów i instytucje.
• Nastawienie na rzeczywiste doskonalenie organizacji, a nie jedynie spełnienie formalnych wymagań.

Należy sprawdzać opinie, doświadczenie i historię danej jednostki certyfikującej. Nie podejmuj decyzji na podstawie jednej oferty, jednej rekomendacji czy jednego spotkania.

Łukasz Kowalski Managing Director, Certiget -  komentuje:

“Nie podejmuj decyzji na podstawie jednej oferty, jednej rekomendacji czy jednego spotkania.”

Co zrobić, jeśli podejrzewamy nieuczciwe praktyki?

Jeżeli istnieje podejrzenie, że dana firma lub jednostka certyfikująca działa niezgodnie z dobrymi branżowymi praktykami, warto zgłosić ten fakt do odpowiedniego organu akredytującego. 

Procedura zgłaszania nieprawidłowości obejmuje:

1. Dokumentację podejrzenia – zebranie dowodów na to, że jednostka certyfikująca lub firma otrzymała certyfikat w sposób niezgodny z procedurami.
2. Kontakt z organem akredytującym – zgłoszenie sprawy do instytucji akredytującej daną jednostkę (np. PCA, UKAS, DAkkS), która może przeprowadzić kontrolę jednostki.
3. Weryfikację i działania naprawcze – akredytator może podjąć działania kontrolne, a w przypadku potwierdzenia nieprawidłowości nałożyć sankcje na jednostkę certyfikującą.

Podsumowanie

Aby znaleźć sprawdzoną jednostkę certyfikującą systemy zarządzania, warto skorzystać z Katalogu Jednostek Certyfikujących prowadzonego przez Certiget. W katalogu dostępne są rzetelne i zweryfikowane opinie użytkowników na temat jednostek certyfikujących. Można tam również dodać swoją opinię, wspierając innych w wyborze wiarygodnej certyfikacji.