Przewodnik po certyfikacji ISO – Odpowiedzi na 25 najczęściej zadawanych pytań

Przewodnik po certyfikacji ISO – 25 najczęściej zadawanych pytań dotyczących certyfikacji ISO

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące certyfikacji ISO, z którymi mieliśmy do czynienia w minionym roku 2024.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące certyfikacji ISO (FAQ ISO)

1. Co to jest certyfikacja ISO?

Certyfikacja ISO to proces, w którym niezależna jednostka certyfikująca ocenia system zarządzania organizacji pod kątem zgodności z wymaganiami określonymi w danej normie ISO, np.: 

• ISO 9001 – Zarządzanie jakością, 
• ISO 14001 – Zarządzanie środowiskowe, 
• ISO 27001 – Zarządzanie bezpieczeństwem informacji.

Proces certyfikacji składa się z dwóch etapów, realizowanych z odstępem czasowym:

1. Etap 1 – Przegląd dokumentacji i ogólna ocena przygotowania organizacji.
2. Etap 2 – Audyt certyfikacyjny w miejscu pracy, sprawdzający zgodność systemu z wymaganiami normy.

Po uzyskaniu certyfikatu konieczne są regularne audyty nadzorcze.

Dowiesz się więcej w artykule: Certyfikacja ISO

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

2. Jakie są kroki w procesie certyfikacji ISO?

Proces certyfikacji obejmuje następujące etapy:

1. Analiza potrzeb – wybór odpowiedniej normy ISO.
2. Przygotowanie – wdrożenie systemu zarządzania zgodnego z normą.
3. Audyt wewnętrzny – weryfikacja systemu przez organizację.
4. Audyt certyfikacyjny – przeprowadzony przez jednostkę certyfikującą.
5. Utrzymanie certyfikatu – regularne audyty nadzoru.

Dowiesz się więcej w artykule: Certyfikacja ISO – Jak uzyskać certyfikat ISO?

/odpowiedź przygotował:  Piotr Sałaciak  (Business Development Manager UK, Ireland & Americas)/

3. W jaki sposób mogę wdrożyć normę ISO?

Wdrożenie normy ISO można rozpocząć od analizy wymagań normy i dostosowania procesów w organizacji do jej wytycznych. Warto skorzystać z usług doradczych, aby uzyskać wsparcie w przygotowaniu dokumentacji i przeszkoleniu zespołu. Alternatywnie, można zapoznać się z wymaganiami normy i wdrożyć ją samodzielnie, bazując na dostępnych materiałach i narzędziach wspierających.

Dowiesz się więcej w artykule: Wdrożenie normy ISO – samodzielnie czy z doradcą?

/odpowiedź przygotował:  Piotr Sałaciak  (Business Development Manager UK, Ireland & Americas)/

4. Ile trwa proces wdrożenia i certyfikacji ISO?

Czas potrzebny na wdrożenie i certyfikację ISO zależy od dwóch głównych czynników:

• Rozmiaru i złożoności organizacji – większe i bardziej skomplikowane organizacje wymagają więcej czasu na opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania zgodnego z normą.
• Stopnia przygotowania do wdrożenia normy – jeśli organizacja już spełnia część wymagań, proces wdrożenia może być krótszy.

Proces wdrożenia normy ISO zazwyczaj trwa od kilku miesięcy do roku, w zależności od powyższych czynników.

Czas trwania audytu certyfikacyjnego

Czas trwania audytu certyfikacyjnego jest określany przez jednostkę certyfikującą zgodnie z wytycznymi akredytacyjnymi, które obowiązują wszystkie akredytowane jednostki. Oznacza to, że różne jednostki certyfikujące powinny oszacować zbliżony czas trwania audytu na podstawie tych samych danych.

Dowiesz się więcej w artykule: Ile czasu trwa audyt certyfikacyjny ISO?

/odpowiedź przygotował:  Piotr Sałaciak  (Business Development Manager UK, Ireland & Americas)/

5. Ile kosztuje certyfikacja ISO?

Koszt certyfikacji zależy od:

• Wybranej normy,
• Wielkości organizacji (liczby pracowników, lokalizacji),
• Zakresu certyfikacji,
• Wybranej jednostki certyfikującej.

Ceny certyfikacji wahają się od kilku tysięcy do kilkuset tysięcy złotych, w zależności od powyższych czynników. 

Dowiesz się więcej w artykule: Ile kosztuje certyfikacja ISO?

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

6. Czy można integrować normy ISO?

Tak, normy ISO można integrować w ramach jednego systemu zarządzania. Na przykład system zarządzania jakością (ISO 9001) może być połączony z zarządzaniem środowiskowym (ISO 14001) i bezpieczeństwem informacji (ISO 27001). Integracja zmniejsza koszty i czas wdrożenia oraz audytów certyfikacyjnych. 

Dowiesz się więcej w artykule: Rola poziomu integracji norm ISO w procesie certyfikacji.

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

7. Czy mogę zmienić jednostkę certyfikującą w trakcie ważności certyfikatu?

Tak, możliwa jest zmiana jednostki certyfikującej podczas okresu ważności certyfikatu. Nowa jednostka certyfikująca przeprowadza tzw. audyt transferowy, weryfikując zgodność systemu zarządzania z wymogami normy. Po tym audycie jest wystawiany certyfikat wydany przez nową jednostkę. Cykl zaplanowanych audytów nie ulega zmianie. 

Dowiesz się więcej w artykule: Zmiana jednostki certyfikującej ISO: perspektywy i wyzwania.

/odpowiedź przygotowała:  Aleksandra Gorna  (Administrative w Certiget.)/

8. Co się dzieje w przypadku rezygnacji z certyfikacji?

W przypadku rezygnacji certyfikat zostaje unieważniony, a organizacja nie może już posługiwać się odniesieniami do jego posiadania. Certyfikat nie jest zabierany fizycznie, jednak każda jednostka prowadzi rejestr ważności certyfikatów, w którym umieszczona zostaje informacja o wycofaniu certyfikatu. Posługiwanie się wycofanym certyfikatem jest naruszeniem warunków umowy z jednostką certyfikującą i może prowadzić do konsekwencji prawnych. 

/odpowiedź przygotowała:  Aleksandra Gorna  (Administrative w Certiget.)/

9. Czy mogę wykonać audyt recertyfikacyjny po upłynięciu ważności certyfikatu?

Nie, audyt recertyfikacyjny musi zostać przeprowadzony przed upływem ważności certyfikatu. Po przekroczeniu tego terminu organizacja musi rozpocząć proces certyfikacji od nowa. Aby zminimalizować ryzyko utraty certyfikatu, jednostki certyfikujące często planują audyt recertyfikacyjny z wyprzedzeniem, zwykle 1-2 miesiące przed upływem ważności certyfikatu. Takie podejście pozwala uniknąć problemów wynikających z ewentualnej zmiany terminu audytu lub wydłużenia czasu na wdrożenie działań korygujących. 

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

10. Czy zawsze spotkam się z tym samym audytorem?

Nie ma gwarancji, że ten sam audytor będzie uczestniczył w każdym audycie. Decyzja zależy od jednostki certyfikującej i jej wewnętrznych ustaleń.

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

11. Czy mam powody obawiać się audytu?

Nie, audyt to proces weryfikacji, nie kontrola. Audytorzy wspierają organizację w identyfikacji obszarów do poprawy, aby system był zgodny z normą.

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

12. Kiedy płacę za audyty?

Płatności za audyty są regulowane zgodnie z warunkami umowy z jednostką certyfikującą. Zazwyczaj opłaty są pobierane po zakończeniu audytu, jednak w niektórych przypadkach mogą być wymagane przed przekazaniem certyfikatu. 

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

13. Czy jednostka certyfikująca świadczy usługi doradcze?

Jednostki certyfikujące nie mogą świadczyć usług doradczych u klientów u  których realizują audyty certyfikacyjne. Taki wymóg określa norma ISO 17021, aby zapewnić pełną niezależność i obiektywność procesu certyfikacji.

Dowiesz się więcej w artykule:  Zasady budujące zaufanie w normie ISO 17021-1:2015 – Certyfikacja systemów zarzadzania ISO

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

14. Czy mogę zmienić zakres certyfikacji w trakcie ważności certyfikatu?

Tak, w każdym momencie można zmienić zakres certyfikacji, np. rozszerzyć go o nowe działy lub procesy. Wymaga to jednak przeprowadzenia dodatkowego audytu przez jednostkę certyfikującą. Zaleca się wprowadzanie takich zmian podczas planowanych audytów cyklicznych, co może znacząco zmniejszyć koszty związane z rozszerzeniem zakresu.

/odpowiedź przygotowała:  Aleksandra Gorna  (Administrative w Certiget.)/

15. Co się dzieje, jeśli zmieni się nazwa firmy?

Certyfikat może zostać zaktualizowany na nowe dane, pod warunkiem zgłoszenia zmiany do jednostki certyfikującej i przeprowadzenia niezbędnej weryfikacji. W zależności od zawartej umowy, aktualizacja certyfikatu może wiązać się z dodatkowymi kosztami. Ważne: jeśli zmianie ulega również NIP i struktura własnościowa firmy, przepisanie certyfikatu może być niemożliwe. W takim przypadku konieczne może być przeprowadzenie certyfikacji od nowa.  

/odpowiedź przygotowała:  Aleksandra Gorna  (Administrative w Certiget.)/

16. Czy koszt certyfikacji może ulec zmianie?

Tak, koszt certyfikacji może się zmienić, np. jeśli dane podane do wyliczenia oferty uległy zmianie, zostały podane nieprawidłowo, pojawiły się niezgodności podczas audytu wymagające dodatkowego czasu audytowego, konieczność dojazdu lub noclegu zespołu audytowego albo nastąpiła indeksacja cen. Korzystając ze wsparcia Certiget, nie będziesz zaskoczony zmianami – poinformujemy Cię o wszystkich ewentualnościach z wyprzedzeniem.

/odpowiedź przygotował:  Piotr Feltynowski  (Certification analyst)/

17. Jak długo będę czekać na certyfikat ISO?

Czas oczekiwania na certyfikat zależy od jednostki certyfikującej, ale zwykle wynosi od kilku dni do kilku tygodni po pozytywnym zakończeniu audytu. Jeśli zależy Ci na pilnym otrzymaniu certyfikatu, uwzględnij ten wymóg w umowie lub poinformuj jednostkę z wyprzedzeniem. Audyt kończy się raportem audytora, który przechodzi wewnętrzną ocenę w jednostce certyfikującej, a dopiero po jej zakończeniu certyfikat jest wystawiany.

/odpowiedź przygotował:  Piotr Sałaciak  (Business Development Manager UK, Ireland & Americas)/

18. Czy mogę promować posiadanie certyfikatu ISO?

Tak, możesz promować posiadanie certyfikatu ISO, korzystając z udostępnionego logo jednostki certyfikującej oraz odniesień do certyfikacji w materiałach marketingowych, zgodnie z wytycznymi jednostki certyfikującej. Certiget oferuje wsparcie w profesjonalnym promowaniu certyfikatu, co pozwala uniknąć wielu błędów, które często zdarzają się nawet doświadczonym firmom przy opisywaniu swoich sukcesów związanych z certyfikacją ISO.

Dowiesz się więcej w artykule:  Dlaczego warto promować certyfikat ISO?

/odpowiedź przygotowała:  Aleksandra Gorna  (Administrative w Certiget.)/

19. Gdzie znajdę opinie o jednostkach certyfikujących ISO?

Sprawdzone opinie o jednostkach certyfikujących znajdziesz w Katalogu Jednostek Certyfikujących ISO na Świecie dostępnego na platformie Certiget. Opinie te mogą znacząco ułatwić wybór odpowiedniego partnera certyfikacyjnego.

Dowiesz się więcej w artykule: Dlaczego warto korzystać z Katalogu Jednostek Certyfikujących  ISO?

/odpowiedź przygotowała:  Aleksandra Gorna  (Administrative w Certiget.)/

20. Czy warto zdecydować się na certyfikat wystawiony przez jednostkę nieposiadającą akredytacji?

Decyzja o wyborze jednostki nieakredytowanej niesie ryzyko, że certyfikat może nie zostać uznany przez klientów czy partnerów biznesowych. Akredytacja zapewnia, że proces certyfikacji spełnia międzynarodowe standardy i jest przeprowadzony zgodnie z określonymi wytycznymi. Przed podjęciem decyzji zawsze warto zweryfikować, czy certyfikat bez akredytacji będzie akceptowany przez zainteresowane strony.

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

21. Jak można obniżyć koszty utrzymania certyfikatu ISO?

Aby obniżyć koszty utrzymania certyfikatu ISO, warto integrować normy, planować zmiany podczas cyklicznych audytów oraz korzystać z jednostek certyfikujących oferujących kompleksowe rozwiązania w konkurencyjnych cenach.

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

22. Czy mogę poinformować na stronie internetowej, że mam wdrożony system zarządzania ISO bez posiadanego certyfikatu?

Tak, możesz poinformować o wdrożeniu systemu zarządzania ISO, jednak bez certyfikatu nie powinieneś sugerować, że organizacja posiada formalne potwierdzenie zgodności z normą. Należy pamiętać, że korzystanie z norm ISO, jak i ich certyfikacja, jest dobrowolne.

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

23. Jak niezgodność stwierdzona przez audytora może przerwać audyt?

Poważne niezgodności mogą spowodować przerwanie audytu. Na przykład, brak wdrożenia wymagania dotyczącego oceny ryzyka zgodnie z ISO 9001, co może prowadzić do błędów w procesie produkcji, lub zaniedbanie procedur bezpieczeństwa pracy określonych w ISO 45001, narażając zdrowie pracowników. W takich sytuacjach audytor może zakończyć audyt i zażądać wprowadzenia działań naprawczych przed kontynuacją procesu certyfikacji.

/odpowiedź przygotowała:  Aleksandra Gorna  (Administrative w Certiget.)/

24. Czy warto dyskutować z audytorem, jeśli mam odmienne zdanie?

Tak, warto wyjaśniać wszelkie wątpliwości. Audytor powinien wysłuchać argumentów i wziąć je pod uwagę. Dyskusja powinna jednak być merytoryczna i oparta na faktach oraz wymaganiach normy.

Dowiesz się więcej w artykule: Jak przygotować się do rozmowy z audytorem jednostki certyfikacyjnej?

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

25. Czy audyt może zostać wykonany w formie zdalnej?

Tak, w pewnych sytuacjach audyty mogą być przeprowadzane zdalnie, szczególnie w przypadku niewielkich organizacji lub ograniczeń logistycznych. Decyzja zależy jednak od charakteru audytu, rodzaju normy, polityki jednostki certyfikującej oraz aktualnych wytycznych akredytacyjnych. 

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/

Bonusowe pytanie 26:

Czy jest możliwość wykonania audytu certyfikującego bez odstępu czasowego pomiędzy pierwszym a drugim etapem?

Tak, w wyjątkowych przypadkach istnieje możliwość przeprowadzenia audytu certyfikującego bez odstępu czasowego pomiędzy etapami. Decyzja zależy od polityki jednostki certyfikującej oraz stopnia przygotowania organizacji do spełnienia wymagań normy. Warto jednak pamiętać, że odstęp czasowy pozwala na wprowadzenie działań naprawczych przed drugim etapem.

/odpowiedź przygotował:  Łukasz Kowalski  (Managing Director)/