Pierwsza recertyfikacja ISO - moment, w którym firmy przepłacają najczęściej

Wiele organizacji traktuje pierwszą recertyfikację ISO jako naturalną kontynuację współpracy z dotychczasową jednostką certyfikującą. Certyfikat ISO już jest, system działa, audyty nadzoru przebiegały bez większych problemów, więc kolejny trzyletni cykl wydaje się formalnością.

W praktyce rynek pokazuje coś zupełnie innego.

To właśnie pierwsza recertyfikacja jest momentem, w którym firmy najczęściej akceptują wzrost kosztów certyfikacji bez porównania alternatyw i bez realnej analizy rynku. Nie dlatego, że nie mają wyboru, lecz dlatego, że decyzja zapada rutynowo.

To nie jest przypadek.
To mechanizm rynkowy.

Dlaczego pierwsza recertyfikacja jest krytycznym punktem kosztowym?

Pierwsza recertyfikacja oznacza rozpoczęcie nowego, trzyletniego cyklu certyfikacyjnego. Dla jednostki certyfikującej jest to moment ponownego zaplanowania audytów, przeliczenia czasu audytu, przypisania zespołu audytorów oraz aktualizacji warunków współpracy.

W tym miejscu bardzo często pojawia się istotna korekta cenowa.

Warto jednak zaznaczyć, że wzrost kosztów przy pierwszej recertyfikacji nie zawsze jest nieuzasadniony. Pomiędzy certyfikacją a pierwszą recertyfikacją mija zazwyczaj trzyletni okres, w którym zmieniają się realne koszty funkcjonowania jednostek certyfikujących w tym koszty pracy audytorów, inflacja, koszty dojazdów oraz wymagania organizacyjne i akredytacyjne.

Organizacje, które w pierwszym cyklu uzyskały atrakcyjne warunki (często na poziomie „wejściowym”), zakładają, że zostaną one utrzymane. Tymczasem po trzech latach sytuacja wygląda inaczej. Jednostka certyfikująca ma już klienta „w portfelu”, a zmiana partnera wydaje się organizacyjnie uciążliwa.

Efekt?
Pierwsza recertyfikacja jest momentem, w którym koszty utrzymania certyfikatu ISO najczęściej ulegają istotnej korekcie.

Pierwsza recertyfikacja to krótszy audyt - porównanie 1:1 z certyfikacją jest błędem

Jednym z najczęściej pomijanych faktów w rozmowach o kosztach jest rzeczywista skala audytu.

Audyt recertyfikacyjny nie jest audytem tej samej wielkości, co certyfikacja. Organizacja posiada już certyfikat oraz udokumentowane utrzymanie zgodności.

Zgodnie z praktyką planowania audytów, pierwsza recertyfikacja jest zazwyczaj krótsza czasowo niż audit certyfikacyjny na wejściu.

Dlatego porównywanie kosztów „1 do 1” z pierwszą certyfikacją jest błędem interpretacyjnym.
Jeżeli czas audytu się skraca, a koszty rosną, organizacja ma pełne podstawy, aby zapytać o rzeczywiste uzasadnienie podwyżek.

Obserwacje rynku: największe różnice pojawiają się po pierwszym cyklu

Analizy prowadzone w Certiget, oparte na porównaniu ofert certyfikacji ISO, pokazują wyraźnie, że największa asymetria pomiędzy ofertami jednostek certyfikująych ujawnia się po pierwszym cyklu certyfikacyjnym, a nie na etapie pierwszej certyfikacji.

W praktyce wiele organizacji nie zdaje sobie sprawy, że:

• czas audytu może być planowany w różny sposób,
• mechanizmy naliczania kosztów różnią się pomiędzy jednostkami,
• pierwsza recertyfikacja jest naturalnym momentem renegocjacji warunków,
• transfer certyfikatu jest realną opcją rynkową - nie „ostatecznością”, 

Rynek certyfikacji ISO nie jest jednolity. Certyfikat może wyglądać podobnie, ale warunki współpracy i koszty w kolejnych cyklach potrafią różnić się znacząco.

Transfer certyfikatu nie dotyczy wyłącznie recertyfikacji

Częstym błędnym założeniem jest przekonanie, że zmiana jednostki certyfikującej jest możliwa wyłącznie przy recertyfikacji.

W praktyce transfer certyfikatu może być przeprowadzony w każdym roku cyklu certyfikacyjnego, również pomiędzy auditami nadzoru.

Dobra jednostka certyfikująca powinna zapewniać organizacji elastyczność współpracy, bez:

• kar umownych,
• długich okresów wypowiedzenia,
• sztucznego wiązania klienta na lata.

Certyfikacja ISO to relacja długoterminowa, ale nie powinna być relacją zamkniętą.

Pierwsza recertyfikacja to najlepszy moment na porównanie jednostek certyfikujących

Właśnie przed pierwszą recertyfikacją warto zadać pytania:

• Czy warunki audytu są nadal adekwatne do skali działalności?
• Czy koszty odpowiadają rzeczywistemu nakładowi pracy audytowej?
• Czy jednostka certyfikująca wnosi wartość, czy jedynie realizuje formalność?
• Czy na rynku istnieją lepiej dopasowane opcje?

Certiget powstał po to, aby organizacje mogły podejmować takie decyzje świadomie, w oparciu o dane, porównanie ofert oraz zweryfikowane doświadczenia innych firm po audytach.

Na stronach certiget.pl oraz certiget.eu dostępny jest szczegółowy katalog jednostek certyfikujących systemy zarządzania z całego świata, w tym z Polski, z możliwością porównania ofert i wyszukiwania według normy.

Podsumowanie

Pierwsza recertyfikacja ISO jest momentem, w którym firmy najczęściej przepłacają, ponieważ decyzje są podejmowane rutynowo, bez porównania alternatyw.

Audyt recertyfikacyjny jest z definicji krótszy niż pierwsza certyfikacja, a mimo to często jego koszt jest porównywalny z kosztem certyfikacji. Transfer certyfikatu jest możliwy w każdym roku cyklu i stanowi realne narzędzie równoważenia rynku.

Pierwsza recertyfikacja to nie tylko audyt. To strategiczna decyzja kosztowa na kolejne trzy lata.