Impartiality (bezstronność) w certyfikacji ISO – dlaczego jest fundamentem wiarygodnego certyfikatu?

Czym jest bezstronność (Impartiality) w certyfikacji ISO?

Bezstronność (ang. Impartiality) jest jedną z podstawowych zasad funkcjonowania jednostek certyfikujących systemy zarządzania wg norm ISO. To właśnie ona sprawia, że certyfikat ISO stanowi wiarygodne potwierdzenie zgodności systemu zarządzania z wymaganiami normy, a nie jedynie formalny dokument wydany za opłatą.

W praktyce bezstronność oznacza, że audytorzy oraz jednostki certyfikujące podejmują decyzje certyfikacyjne wyłącznie na podstawie dowodów z audytu. Na wynik oceny nie mogą wpływać relacje biznesowe, wcześniejsza współpraca, presja handlowa, oczekiwania klienta ani potencjalne korzyści finansowe.

Wymagania dotyczące bezstronności zostały szczegółowo opisane w normie ISO/IEC 17021-1, która określa zasady działania jednostek certyfikujących systemy zarządzania.

Dlaczego bezstronność jest tak ważna?

Warto zadać sobie proste pytanie:

Czy certyfikat ISO miałby jakąkolwiek wartość, gdyby jego uzyskanie było gwarantowane niezależnie od wyników audytu?

Odpowiedź jest oczywista.

Klienci, partnerzy biznesowi, instytucje publiczne i konsumenci ufają certyfikatom ISO dlatego, że zakładają niezależną ocenę organizacji. Jeżeli proces certyfikacji przestaje być bezstronny, zaufanie do certyfikatu zaczyna znikać.

Bezstronność chroni więc nie tylko samą jednostkę certyfikującą, ale również wszystkie organizacje, które inwestują czas i środki w budowę systemów zarządzania zgodnych z ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 czy innymi normami.

Jak jednostki certyfikujące identyfikują zagrożenia dla bezstronności?

Wiele osób uważa, że proces certyfikacji rozpoczyna się dopiero podczas audytu.

W rzeczywistości pierwsze działania związane z bezstronnością często rozpoczynają się już na etapie przygotowywania oferty.

Profesjonalna jednostka certyfikująca analizuje potencjalne konflikty interesów i zagrożenia dla niezależności procesu certyfikacji. Część informacji uzyskuje od klienta, a część weryfikuje we własnym zakresie.

Analizie mogą podlegać między innymi:

• wcześniejsze relacje biznesowe pomiędzy jednostką a organizacją,
• wykorzystanie usług doradczych przy wdrażaniu systemu zarządzania,
• powiązania kapitałowe lub organizacyjne,
• wcześniejsze zaangażowanie audytorów w działalność klienta,
• inne okoliczności mogące wpłynąć na obiektywizm procesu certyfikacji.

To właśnie dlatego przygotowanie oferty certyfikacyjnej może czasami trwać dłużej, niż oczekuje klient. Jednostka certyfikująca ma obowiązek upewnić się, że proces będzie prowadzony w sposób niezależny i zgodny z wymaganiami akredytacyjnymi.

Czy konsultant może współpracować z jednostką certyfikującą?

To jeden z najczęściej poruszanych tematów na rynku certyfikacji ISO.

Samo korzystanie z usług konsultanta nie stanowi problemu. Wręcz przeciwnie wiele organizacji decyduje się na wsparcie ekspertów podczas wdrażania systemów zarządzania, szczególnie gdy nie posiada wewnętrznych kompetencji, czasu lub doświadczenia w pracy z normami ISO.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, czy lepiej wdrożyć normę ISO samodzielnie, czy z pomocą doradcy, przeczytaj artykuł: Wdrożenie norm ISO - samodzielnie czy z doradcą?

Problem z bezstronnością pojawia się dopiero wtedy, gdy między konsultantem, audytorem, jednostką certyfikującą lub audytowaną organizacją istnieją zależności, które mogą wpływać na niezależność procesu certyfikacji albo tworzyć takie wrażenie.

Do naruszenia bezstronności może dojść w szczególności wtedy, gdy:

• audytor jednostki certyfikującej wcześniej uczestniczył we wdrożeniu systemu zarządzania u tego samego klienta,
• konsultant wdrażający system jest pracownikiem, współpracownikiem, podwykonawcą lub udziałowcem jednostki certyfikującej,
• jednostka certyfikująca poleca klientowi konkretnego konsultanta w sposób sugerujący zależność biznesową,
• konsultant obiecuje klientowi „pewną certyfikację” w konkretnej jednostce,
• audytor ma wcześniejsze relacje zawodowe, rodzinne lub biznesowe z audytowaną organizacją,
• jednostka certyfikująca świadczyła klientowi usługi doradcze dotyczące systemu, który później ma certyfikować,
• decyzja certyfikacyjna może być pod wpływem interesu handlowego, presji utrzymania klienta lub wcześniejszej współpracy,
• organizacja, konsultant i jednostka certyfikująca są powiązani kapitałowo, osobowo lub organizacyjnie,
• osoby uczestniczące w procesie certyfikacji mają interes w pozytywnym wyniku audytu.

Dlatego jednostki certyfikujące są zobowiązane do identyfikowania i oceny sytuacji, które mogłyby prowadzić do konfliktu interesów lub podważać wiarygodność decyzji certyfikacyjnej.

Nie zawsze oznacza to automatyczne wykluczenie współpracy. Czasami wystarczające jest zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, np. wyznaczenie innego audytora, dodatkowa weryfikacja niezależności, odsunięcie określonych osób od procesu decyzyjnego lub pogłębiona analiza ryzyka dla bezstronności.

Najważniejsze jest jedno: certyfikat ISO powinien być wynikiem niezależnej oceny dowodów z audytu, a nie efektem relacji, rekomendacji, wcześniejszego doradztwa lub biznesowych powiązań.

Jakie są konsekwencje braku bezstronności?

Brak bezstronności może prowadzić do bardzo poważnych skutków:

• utraty zaufania do certyfikatu,
• podważenia wyników audytu,
• skarg klientów i interesariuszy,
• niezgodności podczas ocen jednostki akredytującej,
• utraty akredytacji przez jednostkę certyfikującą.

W praktyce oznacza to zagrożenie dla całego procesu certyfikacji, a nie tylko pojedynczego audytu.

Jak wybrać wiarygodną jednostkę certyfikującą?

Przed wyborem jednostki certyfikującej warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę audytu, ale również na:

• zakres posiadanych akredytacji,
• doświadczenie w danej branży,
• transparentność procesu certyfikacji,
• sposób zarządzania bezstronnością,
• opinie organizacji po zakończonych audytach.

Na stronach certiget.pl oraz certiget.eu znajduje się szczegółowy katalog jednostek certyfikujących systemy zarządzania z całego świata, w tym z Polski. Firmy mogą porównywać jednostki certyfikujące, weryfikować ich akredytacje oraz wyszukiwać jednostki według poszczególnych norm ISO.

Podsumowanie

Bezstronność nie jest formalnością ani wymaganiem zapisanym wyłącznie w normach. To fundament, na którym opiera się zaufanie do certyfikacji ISO. Jeżeli decyzje certyfikacyjne nie są podejmowane niezależnie i wyłącznie na podstawie dowodów z audytu, wartość certyfikatu zaczyna być kwestionowana. Dlatego profesjonalne jednostki certyfikujące poświęcają tak wiele uwagi identyfikowaniu i zarządzaniu zagrożeniami dla bezstronności jeszcze zanim rozpocznie się pierwszy etap audytu.