Certyfikacja wielooddziałowa – jak skutecznie zarządzać certyfikacją według norm ISO w organizacji o wielu lokalizacjach?

Historia z życia Certiget - luty 2025

☎ Konsultant Certiget - Dzień dobry, w czym mogę pomóc?

📞Dyrektor ds. jakości (Klient) - Dzień dobry. Nasza firma ma siedzibę w USA i posiada tam certyfikat ISO 9001. W Polsce mamy oddział certyfikowany na ISO 9001 i ISO 27001. Planujemy certyfikację kolejnych lokalizacji – w Niemczech, Meksyku i Singapurze. Wewnętrznie wdrażamy wymagania norm,  chcemy uporządkować cały proces i zastanawiamy się nad najlepszym rozwiązaniem.

☎ Konsultant Certiget - Rozumiem. Jakiego rodzaju działalność prowadzicie? Czy procesy realizowane w oddziałach są zbliżone do siebie?

📞Dyrektor ds. jakości (Klient) - Jesteśmy firmą produkcyjną. Każda lokalizacja realizuje te same procesy operacyjne, choć niektóre etapy produkcji są podzielone między różne zakłady. W większości lokalizacji mamy te same systemy IT i wspólną politykę jakości.

☎ Konsultant Certiget - W takim przypadku warto rozważyć certyfikację wielooddziałową. Spójne procesy i centralne zarządzanie systemem ułatwiają zastosowanie tego modelu. Jak dotychczas wygląda zarządzanie systemem i jak przebiegała certyfikacja w USA i Polsce?

📞Dyrektor ds. jakości (Klient) - Oba oddziały są certyfikowane przez różne jednostki. Chcielibyśmy sprawdzić, czy da się uprościć proces. Szczególnie teraz, gdy dostosowujemy kolejne lokalizacje. Rozmawialiśmy już o tym z audytorem, ale chcemy poznać waszą opinię.

☎ Konsultant Certiget - Organizacje wielooddziałowe mogą podejść do certyfikacji na kilka sposobów. Każdy model ma swoje zalety i ryzyka. Czy planujecie dalszą ekspansję w przyszłości?

📞Dyrektor ds. jakości (Klient) - Tak, ale na razie koncentrujemy się na tych oddziałach.

☎ Konsultant Certiget - Pierwsza decyzja dotyczy wyboru modelu certyfikacji. 

Możecie:

• Zachować oddzielne systemy - każdy oddział działa niezależnie, ale wiąże się to z większą liczbą audytów i wyższymi kosztami.
• Skorzystać z certyfikacji wielooddziałowej z jednym zintegrowanym systemem zarządzania - to zdecydowane uproszczenie administracyjne, zapewniające ten sam rezultat. Jednak każda lokalizacja wpływa na wynik całej organizacji, dlatego konieczne jest wyznaczenie funkcji centralnych odpowiedzialnych za nadzór nad systemem zarządzania.

📞Dyrektor ds. jakości (Klient) - Każda lokalizacja wpływa na wynik całej organizacji? Co to znaczny?

☎ Konsultant Certiget - Tak, w przypadku certyfikacji wielooddziałowej wszystkie oddziały objęte certyfikatem są traktowane jako część jednego, wspólnego systemu zarządzania. Oznacza to, że jeśli jednostka certyfikująca stwierdzi poważne niezgodności w jednym z oddziałów, może to wpłynąć na status całej certyfikacji.

📞Dyrektor ds. jakości (Klient) - Jakie zagrożenia wiążą się jeszcze z jednym certyfikatem?

☎ Konsultant Certiget - Jeśli wybierzecie jeden certyfikat, musicie:

• Zmienić jednostkę certyfikującą – USA i Polska współpracują z różnymi organizacjami, więc jedna z nich musiałaby zostać zastąpiona lub wybrana zupełnie nowa.
• Dostosować system do wymagań organizacji wielooddziałowych – jeśli procesy w oddziałach są spójne, można audytować wybrane lokalizacje metodą próbkowania. Jeśli są duże różnice, audyty muszą obejmować wszystkie lokalizacje. O tym decyduje jednostka certyfikująca.
• Wpływ lokalnych regulacji i wymagań prawnych - funkcja centralna będzie musiała zapewnić zgodność systemu zarządzania ze wszystkimi lokalnymi regulacjami.

📞Dyrektor ds. jakości (Klient) - A co z wyborem jednostki certyfikującej?

☎ Konsultant Certiget - Warto wybrać organizację, która ma swoje oddziały w krajach, gdzie działacie. Może to obniżyć koszty i ułatwić planowanie audytów. Jeśli chcecie jeden certyfikat, lepiej postawić na jednostkę o globalnym lub międzynarodowym zasięgu.

📞Dyrektor ds. jakości (Klient) - Czyli zanim podejmiemy decyzję, musimy przeanalizować te aspekty?

☎ Konsultant Certiget - Tak. Na tym etapie nie rekomenduję jeszcze konkretnego modelu. Trzeba zebrać więcej informacji, by ocenić, które rozwiązanie będzie najlepsze.

📞Dyrektor ds. jakości (Klient) - Czy Certiget może pomóc nam w tej analizie?

☎ Konsultant Certiget - Tak. Możemy przygotować analizę ryzyka, sprawdzić koszty różnych opcji i zaproponować optymalne podejście. Na kolejne spotkanie warto zebrać informacje o:

• Liczbie pracowników w każdej lokalizacji – wpływa na zakres audytów.
• Językach audytów – jednostka certyfikująca powinna mieć audytorów mówiących w lokalnym języku.
• Zakresie procesów w oddziałach – jeśli są istotne różnice, może to wpłynąć na sposób certyfikacji.

dalszy ciąg rozmowy (…)

ARTYKUŁ: Certyfikacja wielooddziałowa – jak skutecznie zarządzać certyfikacją systemów zarządzania według norm ISO w organizacji o wielu lokalizacjach?

Certyfikacja wielooddziałowa to sposób na optymalizację wdrożonych systemów zarządzania według norm ISO w organizacjach posiadających wiele lokalizacji. Decyzja o takim podejściu zależy nie tylko od liczby oddziałów czy ich rozmieszczenia geograficznego, ale przede wszystkim od struktury zarządzania i stopnia centralizacji systemu.

Nie każda organizacja działająca w wielu lokalizacjach może skorzystać z tego rozwiązania. Istotną rolę odgrywa funkcja centralna, która nadzoruje jednolitość systemu, odpowiada za jego wdrażanie i egzekwowanie działań korygujących w oddziałach. Warto podkreślić, że organizacja wielooddziałowa nie musi być jedną osobą prawną - wystarczy, że oddziały są powiązane prawnie lub kontraktowo z funkcją centralną i podlegają wspólnemu systemowi zarządzania.

Jakie organizacje mogą skorzystać z certyfikacji wielooddziałowej?

Certyfikacja wielooddziałowa sprawdza się tam, gdzie oddziały działają w oparciu o jednolite procedury i podlegają centralnemu nadzorowi. 

Najczęściej dotyczy to firm z branż:

• Bankowość i usługi finansowe - banki i instytucje finansowe, w których oddziały działają według tych samych regulacji i procedur.
• Sieci handlowe i logistyczne - centra dystrybucji, sklepy detaliczne, hurtownie, gdzie procesy są identyczne lub bardzo zbliżone.
• Produkcja seryjna - zakłady wytwarzające te same komponenty według jednolitych procedur i standardów jakościowych.

Dzięki temu certyfikacja wielooddziałowa pozwala na redukcję liczby audytów, co wpływa na obniżenie kosztów i skrócenie czasu potrzebnego na uzyskanie certyfikatu.

Podstawowe zasady certyfikacji wielooddziałowej

Certyfikacja organizacji wielooddziałowej wymaga spełnienia kilku warunków. 

Podstawowym jest istnienie funkcji centralnej, która m.in:

• zarządza i koordynuje system zarządzania w całej organizacji,
• nadzoruje działania korygujące we wszystkich oddziałach,
• zapewnia, że oddziały stosują jednolite procedury,
• przeprowadza regularne audyty wewnętrzne w każdej lokalizacji,
• posiada uprawnienia do wdrażania zmian i egzekwowania zgodności z systemem zarządzania.

Jeśli organizacja spełnia te warunki, może ubiegać się o certyfikat obejmujący całą strukturę. W przeciwnym razie konieczne będzie uzyskanie osobnych certyfikatów dla poszczególnych oddziałów.

Jak działa próbkowanie w certyfikacji wielooddziałowej?

Jednym z głównych powodów, dla których firmy decydują się na certyfikację wielooddziałową, jest możliwość zastosowania próbkowania. Zamiast audytować wszystkie lokalizacje, jednostka certyfikująca wybiera ich część zgodnie z określonymi zasadami.

Próbkowanie może obejmować wszystkie oddziały lub - jeśli organizacja posiada lokalizacje o różnej specyfice działalności - oddziały mogą być podzielone na grupy, a audyt przeprowadzany w ramach każdej z nich.

 Próbkowanie odbywa się według wzoru

• Audyt certyfikacyjny - liczba audytowanych oddziałów = √x (pierwiastek kwadratowy z liczby wszystkich lokalizacji).
• Audyt nadzoru - liczba audytowanych oddziałów = 0,6√x.
• Audyt ponownej certyfikacji - liczba audytowanych oddziałów = 0,8√x.

Przykładowo, jeśli organizacja posiada 49 oddziałów o takim samym zakresie procesów i spełniających wymagania certyfikacji wielooddziałowej, to:

• podczas audytu certyfikacyjnego audytowanych zostanie 7 lokalizacji + oddział centralny ( funkcje centralne),
• podczas audytu nadzoru audytowane będą 4 lokalizacje + oddział centralny ( funkcje centralne),
• podczas audytu ponownej certyfikacji sprawdzone zostanie 6 oddziałów + oddział centralny ( funkcje centralne).

Należy podkreślić, że wyliczenie pierwiastkowe wskazuje minimalną liczbę oddziałów do audytu. Jednostka certyfikująca posiada udokumentowaną procedurę określającą sposób doboru próby, uwzględniającą m.in:

• wyniki poprzednich audytów,
• stopień skomplikowania procesów w danej lokalizacji,
• poziom ryzyka operacyjnego,
• różnice w stosowanych procedurach.

Na życzenie klienta można audytować większą liczbę oddziałów niż wynika to z minimalnych wymagań lub określonych przez jednostkę. 

Obowiązki funkcji centralnej

Funkcja centralna organizacji musi być audytowana w określonych cyklach:

• podczas audytu certyfikacyjnego,
• co najmniej raz w roku w ramach audytów nadzoru.
• w każdym audycie ponownej recertyfikacji,

Plan audytów musi uwzględniać wszystkie procesy objęte zakresem certyfikacji, co oznacza, że w ciągu pełnego cyklu certyfikacyjnego (najczęściej trzyletniego) każda kluczowa funkcja organizacji powinna zostać zweryfikowana.

Redukcja czasu audytu w certyfikacji wielooddziałowej

Jednostki certyfikujące mogą stosować skrócenie czasu audytu, ale w określonych granicach. Dla organizacji posiadających pojedynczy system zarządzania np.: zgodny z wymaganiami normy ISO 9001, maksymalne redukcje mogą wyglądać tak:

• 30% - maksymalne skrócenie czasu audytu zgodnie z IAF MD 5,
• 20% - redukcja dla procesów realizowanych przez funkcję centralną i scentralizowanych operacji,

Co daje 50% – maksymalne skrócenie czasu audytu dla poszczególnych oddziałów.

Redukcja czasu nie może wpływać na skuteczność oceny systemu zarządzania, a jej zastosowanie wymaga zatwierdzenia przez jednostkę certyfikującą.

Najczęściej zadawane pytania (Q&A)

Jakie są główne ryzyka związane z certyfikacją wielooddziałową?
Główne ryzyka to odpowiedzialność zbiorowa – niezgodność w jednym oddziale może wpłynąć na cały certyfikat, trudności w ujednoliceniu procesów w różnych lokalizacjach oraz konieczność stałego nadzoru funkcji centralnej nad oddziałami.

Czy certyfikacja wielooddziałowa wpływa na koszty audytu?
Tak. Dzięki metodzie próbkowania liczba audytowanych oddziałów jest mniejsza niż w przypadku indywidualnej certyfikacji każdej lokalizacji, co pozwala na obniżenie kosztów audytów.

Czy liczba oddziałów objętych próbkowaniem może się zmienić?
Tak. Jednostka certyfikująca może zwiększyć liczbę audytowanych oddziałów, jeśli wynik audytów lub analiza ryzyka wskazuje na taką konieczność.

Czy można zmienić jednostkę certyfikującą po uzyskaniu certyfikatu wielooddziałowego?
Tak. Zmiana jednostki certyfikującej jest możliwa, ale wymaga przez jednostkę ponownej oceny systemu zarządzania w zakresie zastosowanego modelu próbkowania oddziałów. 

Czy można dodać nowe oddziały do struktury certyfikatu?
Tak. Nowe oddziały mogą zostać włączone do systemu zarządzania, przejść audyt certyfikacji i zostać uwzględnione w planie audytów.

Jak długo trwa proces certyfikacji wielooddziałowej?
Czas trwania procesu certyfikacji zależy od liczby oddziałów, stopnia ich integracji, ilości pracowników, audytowanej normy. Certyfikacja wielooddziałowa jest krótsza opcją w stosunku do oddzielnych certyfikacji.    

Podsumowanie

Certyfikacja wielooddziałowa to skuteczny sposób na ujednolicenie systemu zarządzania w organizacjach o wielu lokalizacjach, redukcję liczby audytów oraz optymalizację kosztów. Jednak jej wdrożenie wymaga spełnienia określonych warunków, w tym scentralizowanego nadzoru, spójnych procedur oraz zgodności z wymaganiami IAF MD 1:2023.

Decyzja o wyborze odpowiedniego modelu certyfikacji - indywidualnej dla każdego oddziału czy wielooddziałowej -powinna być poprzedzona analizą specyfiki organizacji, struktury zarządzania oraz oczekiwanych korzyści i ryzyk.

W Certiget wspieramy firmy w podjęciu właściwej decyzji dotyczącej certyfikacji systemów zarządzania wg norm ISO. Oferujemy konsultacje, które pomagają organizacjom przeanalizować różne warianty certyfikacji i wybrać najlepsze podejście - uwzględniając liczbę oddziałów, możliwość zastosowania metody próbkowania oraz optymalizację kosztów audytu.

Dzięki dostępowi do katalogu jednostek certyfikujących systemy zarządzania zgodnie z normami ISO, możemy pomóc w pozyskaniu ofert certyfikacyjnych i ich porównaniu, aby firma mogła wybrać jednostkę najlepiej dopasowaną do swojej struktury i potrzeb.

Jeśli planujesz certyfikację wielooddziałową lub rozważasz zmianę modelu certyfikacji – skontaktuj się z nami. 

Pomożemy Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie i odpowiedniego partnera certyfikacyjnego.

Źródła:

• IAF MD 1:2023 – Zasady certyfikacji organizacji wielooddziałowych
• ISO/IEC 17021 – Wymagania dla jednostek certyfikujących systemy zarządzania