Decyzja o certyfikacji ISO - konsekwencje dla organizacji

Pytanie nie brzmi, czy certyfikacja była potrzebna

W większości organizacji certyfikacja systemów zarządzania  wg norm ISO nie jest efektem strategicznego wyboru normy z katalogu. Rzadko zdarza się, że firma „sięga po półkę” i decyduje się na wdrożenie oraz certyfikację normy ISO wyłącznie z powodów doskonalących.

W praktyce certyfikacja ISO jest odpowiedzią na konkretną potrzebę biznesową. To fakt, który warto jasno nazwać bez idealizowania i bez wartościowania.

Dlaczego organizacje wdrażają i certyfikują ISO

Najczęstsze powody wdrożenia i certyfikacji systemów zarządzania to:

• wymagania klientów lub grup klientów,
• udział w przetargach i realizacja umów,
• wymogi regulacyjne lub branżowe,
• dostęp do finansowania, refundacji i programów wsparcia,
• reakcja na zdarzenia kryzysowe, takie jak poważna niezgodność, incydent jakościowy lub naruszenie bezpieczeństwa informacji.

W każdym z tych przypadków certyfikacja ISO pełni funkcję narzędzia zabezpieczającego interesy organizacji . Formalnie, kontraktowo lub wizerunkowo. Nie jest projektem ideowym ani akademickim.

Powód, dla którego organizacja decyduje się na certyfikację, ma bezpośredni i długofalowy wpływ na to, jak system zarządzania funkcjonuje w praktyce. To właśnie on kształtuje zakres certyfikacji decyduje o tym, które procesy są objęte systemem, a które pozostają poza jego formalnymi ramami. Ten sam impuls determinuje również sposób utrzymania systemu: poziom zaangażowania zespołów, podejście do dokumentacji oraz realne wykorzystanie wymagań normy w codziennym zarządzaniu. W konsekwencji wpływa także na relację z audytem i audytorami jednostki certyfikujacej. Czy audyt jest traktowany jako narzędzie weryfikujące i porządkujące, czy wyłącznie jako cykliczny obowiązek, który należy „obsłużyć”. W tym sensie decyzja o certyfikacji nigdy nie jest neutralna jej przyczyna wyznacza sposób, w jaki organizacja będzie z certyfikacją funkcjonować przez kolejne lata.

Dlaczego dwa certyfikaty ISO mogą oznaczać coś zupełnie innego

Dwie organizacje mogą posiadać ten sam certyfikat ISO na przykład certyfikat systemu zarządzania jakością ISO 9001 lub certyfikat systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO/IEC 27001. A jednocześnie funkcjonować z nim w zupełnie inny sposób. Jeżeli pierwotna decyzja o certyfikacji została podjęta pod presją czasu, zdarzenia lub wymogów zewnętrznych, jej konsekwencje są często odczuwalne przez kolejne lata. W praktyce przekłada się to na istotne różnice w kosztach certyfikacji, poziomie zaangażowania zespołów w utrzymanie systemu oraz w podejściu pracowników do jego wymagań. Różnice te nie wynikają bezpośrednio z treści normy, ani wyłącznie z wyboru jednostki certyfikującej - choć jej podejście oraz doświadczenie audytorów mają znaczenie, nie determinują całości funkcjonowania systemu. Decydujące są pierwotne założenia certyfikacji i fakt, czy zostały one kiedykolwiek ponownie zweryfikowane w kontekście aktualnych potrzeb organizacji.

Pytanie, które warto zadać dziś

Dlatego pytanie nie brzmi:

Czy certyfikacja ISO była potrzebna?

Pytanie brzmi:

Czy sposób, w jaki dziś z nią żyjemy, nadal odpowiada tej potrzebie?

To pytanie dotyczy każdej organizacji, która posiada certyfikat ISO - niezależnie od branży, normy i etapu cyklu certyfikacyjnego.

Świadome zarządzanie certyfikacją

Podjście do audytów jako źródła informacji, a nie jedynie kontroli. Certyfikacja, nawet jeśli została wdrożona z powodów zewnętrznych, może wspierać porządkowanie procesów, zarządzanie ryzykiem oraz podejmowanie decyzji – pod warunkiem że organizacja aktywnie nią zarządza, zamiast jedynie ją utrzymywać.

W praktyce oznacza to przesunięcie punktu ciężkości z „przetrwania audytu” na wykorzystanie systemu zarządzania w sposób adekwatny do aktualnych potrzeb biznesowych. Certyfikacja kosztuje – niezależnie od przyczyn jej wdrożenia. Świadome zarządzanie polega więc na tym, aby ponoszony koszt nie był wyłącznie ceną formalnej zgodności, lecz inwestycją, z której organizacja realnie korzysta.

Świadome zarządzanie certyfikacją zaczyna się od zrozumienia, że certyfikacja to nie tylko certyfikat, ale zbiór decyzji, które mają długofalowe konsekwencje dla organizacji. Wiele z tych decyzji funkcjonuje latami bez ponownej refleksji, ponieważ wcześniej brakowało przestrzeni, w której można je nazwać, porównać i osadzić w realiach rynkowych.

Pokazujemy, jak działa rynek certyfikacji, jakie są różnice w podejściach jednostek certyfikujących oraz które elementy certyfikacji wynikają z decyzji, a nie z samej normy.

Certiget pełni rolę niezależnego przewodnika po rynku certyfikacji systemów zarządzania, wspierając organizacje w podejmowaniu świadomych decyzji certyfikacyjnych. Na stronach certiget.pl oraz certiget.eu dostępny jest szczegółowy katalog jednostek certyfikujących z całego świata, w tym z Polski, umożliwiający porównanie ofert, zakresów certyfikacji i doświadczeń rynkowych. Dzięki temu organizacje mogą świadomie zarządzać certyfikacją jako procesem biznesowym, niezależnie od tego, jak i dlaczego system został pierwotnie wdrożony.