Jak wybrać konsultanta do wdrożenia i doskonalenia systemu zarządzania jakością? Wytyczne normy ISO 10019

Decyzja o wdrożeniu systemu zarządzania jakością (SZJ) według wymagań normy ISO 9001 stanowi początek wielu istotnych działań, a czasem i znaczących zmian w zarządzaniu firmą. W wcześniejszym artykule „Wdrożenie normy ISO - samodzielne czy z doradcą?” omówiliśmy dwie możliwości osiągnięcia zgodności z normą. W tym artykule skupimy się na opcji współpracy z konsultantem ds. systemu zarządzania jakością ( tzw. konsultant ISO, doradca ISO).

Konsultant ds. systemu zarządzania jakością 

Konsultant ds. systemu zarządzania jakością, zgodnie z normą ISO 10019:2005, ma za zadanie wspomagać organizację w tworzeniu i wdrażaniu systemu zarządzania jakością. Udziela porad oraz dostarcza informacji i rozwiązań poprawiających skuteczność systemu zarządzania jakością.

Cel normy ISO 10019:2005

ISO 10019:2005 „Guidelines for the selection of quality management system consultants and use of their services” została opracowana, aby wspierać organizacje w wyborze odpowiednich konsultantów oraz efektywnym korzystaniu z ich usług. Norma ta pomaga zidentyfikować konsultantów posiadających niezbędne kwalifikacje i kompetencje do skutecznego wdrażania i utrzymywania systemów zarządzania jakością zgodnych z ISO 9001. Wytyczne w niej zawarte można stosować także do realizacji innych systemów zarządzania, takich jak  środowiskowe, bezpieczeństwa i higieny pracy, bądź innych branżowych systemów zarządzania.

Wytyczne w niej zawarte można stosować także do realizacji innych systemów zarządzania, takich jak  środowiskowe, bezpieczeństwa i higieny pracy, bądź innych branżowych systemów zarządzania.

Norma ISO 10019:2005 nie jest stosowana w celach certyfikacyjnych. 

Wytyczne normy ISO 10019:2005 zostały zawarte w pięciu rozdziałach. W pierwszym rozdziale wskazano zakres stosowania normy, w drugim odwołania normatywne. Kolejny rozdział zawiera definicje i terminy używane w normie. Czwarty rozdział koncentruje się na wyborze konsultanta, a ostatni na korzystaniu z usług doradcy. Norma zawiera również dwa załączniki: A i B. Załącznik A zawiera typowe czynności konsultanta, natomiast załącznik B wskazuje na ocenę konsultanta i wytyczne dla tego działania.

Spis treści normy ISO 10019:2005

1. Zakres
2. Odwołania normatywne
3. Terminy i definicje
4. Wybór konsultanta ds. systemu zarządzania jakością
   • 5.1 Wejście do procesu wyboru
   • 5.2 Kompetencje konsultanta
   • 5.3 Kwestie etyczne
5. Korzystanie z usług konsultanta ds. systemu zarządzania jakością
   • 6.1 Usługi konsultanta
   • 6.2 Umowa na usługi konsultanta
   • 6.3 Przydatne rozważania dotyczące usług konsultanta

Aneks A: Typowe działania konsultantów ds. systemu zarządzania jakością

• A.1 Wstępna ocena i przygotowanie propozycji
• A.2 Przykład realizacji systemu zarządzania jakością

Aneks B: Ocena konsultantów ds. systemu zarządzania jakością

• B.1 Przykład wykształcenia i doświadczenia zawodowego konsultanta ds. systemu zarządzania jakością
• B.2 Ocena referencji konsultanta

Kluczowe kwalifikacje konsultantów

Kompetencje techniczne: Konsultanci powinni mieć gruntowną wiedzę na temat norm ISO 9001 oraz innych norm związanych z zarządzaniem jakością. Powinni rozumieć wymagania norm, metody oceny oraz techniki audytu i wdrażania SZJ.

Doświadczenie praktyczne: Doświadczenie w pracy z systemami zarządzania jakością jest kluczowe. Konsultanci powinni mieć udokumentowane sukcesy we wdrażaniu i utrzymywaniu SZJ w różnych organizacjach i branżach.

Umiejętności komunikacyjne: Efektywna komunikacja jest nieodzowna. Konsultant musi umieć jasno przekazywać informacje, zarówno pisemnie, jak i ustnie, oraz skutecznie prowadzić szkolenia i warsztaty.

Umiejętności analityczne: Konsultanci muszą posiadać zdolności analityczne umożliwiające identyfikowanie problemów, analizowanie danych oraz formułowanie rekomendacji opartych na solidnych analizach.

Podejście procesowe: Znajomość podejścia procesowego do zarządzania jakością jest niezbędna. Konsultanci powinni umieć identyfikować, mapować i optymalizować procesy w organizacji.

Etapy wyboru konsultanta

Określenie potrzeb organizacji: Przed wyborem konsultanta organizacja powinna dokładnie określić swoje potrzeby i oczekiwania związane z wdrożeniem SZJ.

Ocena kwalifikacji i doświadczenia: Należy przeprowadzić dokładną ocenę kwalifikacji i doświadczenia potencjalnych konsultantów, w tym sprawdzenie referencji i wcześniejszych projektów.

Rozmowy kwalifikacyjne: Rozmowy z kandydatami umożliwiają bezpośrednią ocenę ich kompetencji, umiejętności komunikacyjnych oraz dopasowania do kultury organizacyjnej.

Próba konsultacyjna: Rozważenie krótkiej próby konsultacyjnej pozwala kandydatowi na prezentację podejścia do rozwiązania konkretnego problemu w organizacji.

Korzyści ze stosowania normy ISO 10019

Wybór odpowiednich konsultantów: Dzięki normie ISO 10019 organizacje mogą wybrać konsultantów posiadających niezbędne kompetencje do skutecznego wdrożenia SZJ.

Skuteczniejsze wdrażanie SZJ: Wytyczne normy przyczyniają się do skuteczniejszego wdrażania systemów zarządzania jakością, co prowadzi do poprawy jakości produktów i usług.

Oszczędność czasu i zasobów: Stosowanie wytycznych normy ISO 10019 pomaga unikać błędów wynikających z niewłaściwego wyboru konsultanta, co prowadzi do oszczędności czasu i zasobów.

Zadania Konsultanta ds. systemu zarządzania jakością

Konsultanci ds. systemu zarządzania jakością, zgodnie z normą ISO 10019:2005, mają za zadanie wspierać organizację w następujących obszarach:

• Planowanie i wdrożenie SZJ: Pomoc w opracowaniu planów wdrożenia SZJ i ich realizacja.
• Szkolenia i edukacja: Prowadzenie szkoleń dla pracowników organizacji w zakresie SZJ.
• Dokumentacja systemowa: Tworzenie i aktualizacja dokumentacji systemowej związanej z SZJ.
• Monitorowanie i audyty: Przeprowadzanie wewnętrznych audytów oraz monitorowanie skuteczności SZJ.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu zarządzania zgodnego z normą ISO jest zadaniem wymagającym zaangażowania całej organizacji oraz odpowiednio wykwalifikowanych konsultantów. Norma ISO 10019 dostarcza szczegółowych wytycznych dotyczących wyboru i kwalifikacji konsultantów, co pomaga organizacjom w skutecznym wdrażaniu i utrzymywaniu SZJ. Dzięki profesjonalnemu wsparciu konsultantów, organizacje mogą osiągnąć wyższy poziom jakości swoich produktów i usług, co przekłada się na większe zadowolenie klientów oraz lepsze wyniki biznesowe.

W Certiget dysponujemy siecią sprawdzonych i kompetentnych konsultantów oraz firm doradczych specjalizujących się we wdrożeniach i certyfikacji systemów zarządzania. Jeśli potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z nami – chętnie podzielimy się naszymi kontaktami.