Kiedy wybrać jednostkę certyfikującą? Harmonogram pierwszej certyfikacji, recertyfikacji i transferu certyfikatu ISO

Kiedy wybrać jednostkę certyfikującą? Harmonogram pierwszej certyfikacji, recertyfikacji i transferu ISO

Wiele firm zaczyna szukać jednostki certyfikującej zbyt późno

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez organizacje przygotowujące się do certyfikacji wdrożonych systemów zarządzania według norm ISO jest zbyt późne rozpoczęcie procesu wyboru jednostki certyfikującej.

W praktyce nie chodzi o to, kiedy podpisać umowę z jednostką certyfikującą. Znacznie ważniejsze jest to, kiedy rozpocząć analizę rynku, porównywanie ofert oraz negocjacje warunków współpracy.

Im później firma zaczyna działać, tym mniejszy ma wybór i mniejsze możliwości negocjacyjne.

Dotyczy to zarówno pierwszej certyfikacji ISO, jak i recertyfikacji oraz transferu certyfikatu do nowej jednostki certyfikującej.

Kiedy rozpocząć wybór jednostki certyfikującej?

Pierwsza certyfikacja ISO

W przypadku pierwszej certyfikacji organizacja zwykle posiada największą elastyczność.

Rekomendujemy rozpoczęcie procesu wyboru jednostki certyfikującej około 2-4 miesiące przed planowanym terminem certyfikacji. 

To wystarczający czas na:

• zebranie ofert,
• porównanie jednostek certyfikujących,
• negocjacje warunków współpracy,
• uzgodnienie terminów audytu.

W praktyce proces wyboru jednostki rozpoczyna się znacznie wcześniej niż podpisanie umowy.

Recertyfikacja ISO

W przypadku odnowienia certyfikatu sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Wiele jednostek certyfikujących rozpoczyna rozmowy ze swoimi klientami dotyczące kolejnego cyklu certyfikacji nawet 5-6 miesięcy przed planowaną recertyfikacją.

Dlatego organizacje powinny rozpocząć analizę rynku około 6-9 miesięcy przed planowanym terminem recertyfikacji. 

Dzięki temu możliwe jest:

• sprawdzenie alternatywnych rozwiązań dostępnych na rynku,
• porównanie ofert konkurencyjnych jednostek,
• analiza nowych warunków współpracy,
• negocjowanie warunków recertyfikacji zarówno z obecną, jak i nową jednostką certyfikującą.

Transfer certyfikatu ISO

Transfer certyfikatu oznacza zmianę jednostki certyfikującej przy zachowaniu ważności certyfikatu.

Jest to rozwiązanie coraz częściej wybierane przez organizacje, które chcą:

• zoptymalizować koszty certyfikacji,
• poprawić jakość współpracy,
• uzyskać lepszą obsługę,
• korzystać z usług jednostki lepiej dopasowanej do swojej działalności,
• lub po prostu czerpać korzyści płynące ze współpracy z różnymi jednostkami certyfikującymi.

W przypadku transferu rekomendujemy rozpoczęcie działań nawet 9-12 miesięcy przed końcem ważności certyfikatu.

Takie wyprzedzenie pozwala spokojnie przeanalizować warunki umowne, okresy wypowiedzenia oraz dostępne możliwości transferu. 

Więcej informacji o perspektywach i wyzwaniach związanych z transferem certyfikatu znajdziesz w artykule: Zmiana jednostki certyfikującej ISO: perspektywy i wyzwania

Dlaczego nie warto zostawiać wyboru jednostki na ostatnią chwilę?

Organizacje, które rozpoczynają proces zbyt późno, często napotykają następujące problemy:

• ograniczony wybór jednostek certyfikujących,
• brak czasu na negocjacje,
• presję terminów audytów,
• automatyczne przedłużenie dotychczasowej współpracy,
• wyższe koszty certyfikacji.

W efekcie decyzja nie jest podejmowana na podstawie jakości lub ceny oferty, ale dostępności czasu.

Co warto porównać przed wyborem jednostki certyfikującej?

Cena certyfikacji jest ważna, ale nie powinna być jedynym kryterium wyboru.

Przed podpisaniem umowy warto przeanalizować:

Zakres akredytacji

Sprawdź, czy jednostka posiada odpowiednią akredytację oraz czy jej zakres odpowiada wymaganiom Twojej organizacji.

Koszty całego cyklu certyfikacji

Porównuj nie tylko koszt pierwszego audytu, ale również:

• audyty nadzoru,
• recertyfikację,
• dodatkowe dni audytowe,
• koszty dodatkowe nie wynikające bezpośrednio z liczb przedstawionych w ofercie,
• koszty transferu.

Warunki współpracy

Szczególną uwagę należy zwrócić na:

• okres wypowiedzenia,
• zasady przedłużania umowy,
• warunki zmiany terminów audytów,
• dodatkowe opłaty.

Doświadczenie jednostki

Warto sprawdzić doświadczenie jednostki w danej branży oraz dostępność audytorów posiadających odpowiednie kompetencje.

Jak Certiget pomaga w wyborze jednostki certyfikującej?

Wiele organizacji nie ma czasu na kontakt z wieloma jednostkami certyfikującymi ianalizowanie każdej oferty oddzielnie lub po prostu chce czuć się pewnie w podejmowanej decyzji.

Dlatego Certiget przejmuje znaczną część tego procesu.

Pomagamy:

• pozyskać oferty od jednostek certyfikujących,
• porównać warunki współpracy,
• przeanalizować koszty certyfikacji,
• ocenić możliwości optymalizacji czasów trwania audytów,
• negocjować warunki współpracy bezpośrednio lub jako Twoje ukryte wsparcie.

Wyniki prezentujemy w formie przejrzystego zestawienia porównawczego, dzięki czemu organizacja może skupić się na rozwijaniu i utrzymaniu swojego systemu zarządzania zamiast na czasochłonnym zbieraniu danych z rynku.

Podsumowanie

Najlepszy moment na podpisanie umowy z jednostką certyfikującą jest zwykle znacznie późniejszy niż moment rozpoczęcia jej poszukiwania.

Dlatego warto pamiętać o prostej zasadzie:

Nie pytaj, kiedy podpisać umowę. Najpierw zapytaj, kiedy rozpocząć wybór jednostki certyfikującej.

Odpowiednie wyprzedzenie daje większy wybór, lepsze możliwości negocjacyjne oraz większą szansę na znalezienie rozwiązania najlepiej dopasowanego do potrzeb organizacji.

Na stronach certiget.pl oraz certiget.eu znajduje się katalog jednostek certyfikujących systemy zarządzania z całego świata, w tym z Polski, z możliwością porównania ofert, wyszukiwania według normy oraz niezależnej optymalizacji certyfikacji opartej na rynku.

FAQ

Kiedy podpisać umowę z jednostką certyfikującą?

Najlepiej po porównaniu ofert i analizie warunków współpracy. Sam proces wyboru warto rozpocząć znacznie wcześniej.

Czy można zmienić jednostkę certyfikującą?

Tak. Proces ten nazywa się transferem certyfikatu.

Kiedy rozpocząć przygotowania do recertyfikacji?

Najczęściej 6-9 miesięcy przed planowaną recertyfikacją.

Czy warto porównywać oferty jednostek certyfikujących?

Tak. Ceny, warunki współpracy i zakres usług mogą znacząco się różnić.

Czy Certiget pomaga w pozyskaniu ofert?

Tak. Certiget pomaga pozyskać i porównać oferty jednostek certyfikujących oraz wesprzeć organizację w wyborze najlepszego rozwiązania.